สร้างและทำงานกับเอกสารที่มีการวางแนวหลายหน้าใน Google Docs

เปิดตัว Macro Converter สำหรับ Google sheet ส่วนเสริม Google Workspace นี้จะช่วยแปลงโค้ด Visual Basic for Applications (VBA) ที่ใช้ในมาโคร Microsoft Excel เป็นโค้ด Apps Script ที่ทำงานใน Google Sheet

หลายองค์กรใช้ Macro ใน Sheet และ Excel เพื่อทำให้กระบวนการทำงานอัตโนมัติ ลูกค้า Google Workspace Enterprise Plus สามารถใช้ส่วนเสริม Macro Conversion เพื่อตรวจสอบความเข้ากันได้ของไฟล์ Excel และช่วยแปลงไฟล์หากทำได้ วิธีนี้ช่วยให้ทีมสร้างมาโคร Excel ใหม่ในชีตได้ซึ่งจะช่วยให้ทีมประหยัดเวลาผ่านระบบอัตโนมัติในขณะที่ลดงานที่ต้องใช้ในการแปลงไฟล์

 

Cr.https://workspaceupdates.googleblog.com/

บทความที่เกี่ยวข้อง

API ใหม่สำหรับออกจากระบบผู้ใช้และควบคุมการยืนยันแบบ 2 ขั้นตอน

รายการถังขยะใน Google ไดรฟ์จะถูกลบโดยอัตโนมัติหลังจาก 30 วัน

นำเสนอห้องประชุมย่อยใน Google Meet ให้กับลูกค้า Google Workspace

โทรเข้า Google Meet จาก 8 แห่ง

ขณะนี้ห้องนิรภัยสำหรับ Google Voice พร้อมใช้งานโดยทั่วไปแล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

ตัวเลือกในการเล่นวีดีโอใน Google Slide

ทาง google ได้พัฒนาการเล่นวีดีโอใน slide  ตอนนี้วิดีโอจะเริ่มเล่นเมื่อคลิกเพื่อเลื่อนการนำเสนอซึ่งก่อนหน้านี้ ต้องคลิกที่วิดีโอเพื่อเริ่มเล่น ผู้ใช้งานสามารถควมคุมได้ดังนี้

  • เล่น (เมื่อคลิก) – วิดีโอจะเล่นเมื่อผู้ใช้งานเลื่อนสไลด์
  • เล่น (อัตโนมัติ) – วิดีโอจะเล่นโดยที่ไม่ต้องคลิกเพื่อไปข้างหน้า
  • เล่น (ด้วยตนเอง) – วิดีโอจะเล่นเมื่อผู้ใช้งานคลิกเฉพาะที่วิดีโอที่ฝังใน Slide ขณะนำเสนอ

หมายเหตุ : การเปลี่ยนแปลงดังกล่าวผู้ใช้งานต้องทำการตั้งค่าเอง หากเป้นการตั้งค่าเริ่มต้นจะไม่เปลี่ยนแปลงอัตโนมัติ

Cr. https://workspaceupdates.googleblog.com/

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

Google เปิด Dark mode ให้ใช้ใน Docs,Sheet และ Slide

ทำงานร่วมกับผู้ที่ไม่ได้ใช้บัญชี Google Drive, Docs, Sheets, Slides, and Sites

google slide มีตัวตรวจสอบการเข้าถึงแล้ว

Google Doce,Sheet,Slide ในโหมด offline

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

49 คนใน google meet !!

สามารถดูได้ถึง 49 คนพร้อมกันในตัวเลือกรูปแบบอัตโนมัติและแบบเรียงต่อกันใน Google Meet นอกจากนี้เราได้เพิ่มความสามารถในการมองเห็นตัวเองเป็นส่วนหนึ่งในการโทร เมื่อวางเมาส์เหนือภาพขนาดย่อที่มุมขวาบนจะเห็นตัวเลือกในการเพิ่มหรือลบตัวเองออกจากตาราง การเปลี่ยนแปลงเหล่านี้จะปรากฏให้ผู้ใช้งานเห็นเพียงคนเดียวเท่านั้น

 

การเห็นผู้คนมากขึ้นในเวลาเดียวกันสามารถปรับปรุงการประชุมกลุ่มใหญ่และชั้นเรียนได้ ไม่ว่าจะเป็นการเห็นปฏิกิริยาของทุกคนที่มีต่อสิ่งที่กำลังพูดคุยหรือติดตามผู้พูดหลายคนได้ง่ายขึ้นก็สามารถช่วยให้การประชุมเสมือนรู้สึกเหมือนเป็นการประชุมแบบตัวต่อตัวและกระตุ้นให้มีส่วนร่วมมากขึ้น นอกจากนี้ช่วยให้ผู้ใช้งานเห็นตัวเองดีขึ้น สิ่งนี้จะทำให้รู้สึกเหมือนเป็นส่วนหนึ่งของกลุ่มใหญ่ขึ้นโดยเฉพาะเมื่อถ่ายภาพหน้าจอหรือภาพถ่าย

ในการตั้งค่า : การเปลี่ยนเค้าโครงของคุณไปที่การตั้งค่า> เปลี่ยนเค้าโครง ไปที่ศูนย์ช่วยเหลือของเราเพื่อเรียนรู้วิธีเห็นตัวเองในการประชุม

 

 

Cr.https://gsuiteupdates.googleblog.com/

บทความที่เกี่ยวข้อง

เบลอพื้นหลังใน Google Meet

เชื่อม Google Meet ไปยังทีวีของคุณ ?

Google เปิดใช้งาน Google Meet ใน Gmail บนมือถือ

Google Meet ตัดเสียงนบกวนด้วยระบบ AI

ตั้งค่า Google Meet ให้ทำงานจากต่างสถานที่ได้

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

ตั้งค่า Google Meet ให้ทำงานจากต่างสถานที่ได้

ผู้ใช้ Google Workspace จะใช้ฟีเจอร์การประชุมทางวิดีโอขั้นสูงของ Hangouts Meet เช่น การประชุมที่รองรับคนได้มากขึ้น (สูงสุด 250 คน) สตรีมมิงแบบสด และบันทึกการประชุมได้จนถึงวันที่ 1 กรกฎาคม 2020 โปรดดูข้อมูลเพิ่มเติมที่บล็อกการอัปเดต Google Workspace (พร้อมให้บริการในบางภาษา)

หลังจากวันที่ 1 กรกฎาคม ฟังก์ชันของ Hangouts Meet จะเปลี่ยนกลับไปเป็น Google Workspace Basic, Business หรือ Education โดยจะขึ้นอยู่กับรุ่นที่ลูกค้าใช้ แต่การประชุมที่บันทึกไว้จะยังคงอยู่ในไดรฟ์ของเจ้าของไฟล์

เลือกบทบาทของคุณเพื่อเริ่มต้นใช้งาน

ผู้ดูแลระบบไอทีของธุรกิจ

ตั้งค่า Meet เพื่อให้ผู้ใช้ในองค์กรติดต่อสื่อสารทางไกลกันได้จากที่บ้าน

เริ่มต้นใช้งาน

ผู้ดูแลระบบไอทีของสถาบันการศึกษา

ตั้งค่า Meet เพื่อสนับสนุนการเรียนรู้ทางไกลของครูและนักเรียน

เริ่มต้นใช้งาน

ผู้ใช้ Hangouts Meet

ดูวิธีสร้างและเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอกับทีม การนำเสนองานจากต่างสถานที่ และอื่นๆ อีกมากมาย

เริ่มต้นใช้งาน

 

Cr,https://support.google.com

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

เข้าร่วมการประชุมผ่าน google meet

ในการเข้าร่วมประชุมผู้เข้าร่วมประชุมต้องมีบัญชีของ google meet ก่อนจากนั้นผู้ตั้งกลุ่มหรือผู้สร้างต้องเชิญเข้าร่วมประชุมกรณีที่มีเข้าร่วมประชุมเข้ามานั้นระบบของ google จะมีเสียงแจ้งเตือนเฉพาะ 5 ท่านแรกเท่านั้นหลังจากนั้นเสียงจะถูกปิดไปอัตโนมัติ

วิธีการเข้าร่วมประชุม  การประชุมนั้นสามารถประชุมผ่านหลายช่องทางได้เช่น

  • Browser https://meet.google.com/
  • เข้าร่วมโดยใช้ URL ลิงก์การประชุม
  • เข้าร่วมผ่านบุคคลที่สาม
  • เข้าร่วมจากห้องประชุมของ Google
  • เข้าร่วมจากกกิจกรรมในปฏิทิน

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

ห้องนิรภัย Google มีวิธีการจัดการข้อมูลลับของ Gmail อย่างไร

ห้องนิรภัย Google มีวิธีการจัดการข้อมูลลับของ Gmail อย่างไร

โหมดข้อมูลลับของ Gmail ช่วยทำให้ผู้ใช้งานได้จำกัดสิทธิ์ผู้รับในการเข้าถึงอีเมลล์ต่างๆ ที่มีเนื้อหาความสำคัญ ฟังก์ชันนี้สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ Gmail ที่เป็นบุคคลทั่วไปและโดเมนของ Google Workspace ทั้งหมด

การที่คุณส่งข้อความและไฟล์แนบด้วยโหมดข้อมูลลับเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญได้ เช่น การตั้งค่าวันที่หมดอายุ การกำหนดให้ผู้รับใส่รหัสผ่าน หรือการนำตัวเลือกการส่งต่อออก หรือ ผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับดำเนินการที่คุณกำหนดไว้

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในโดเมน

หากคุณเปิดโหมดของข้อมูลลับใน Gmail ห้องนิรภัยของ Google จะเก็บรักษาของข้อมูลไว้ และจะส่งออกของข้อความไปในโหมดของข้อมูลลับ ของทั้งหมดที่ส่งจากผู้ใช้ได้

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ได้รับจากภายนอกโดเมน

ถึงแม้ว่าโดเมนจะปฏิเสธการเปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ผู้ใช้อาจยังได้รับข้อความในโหมดข้อมูลลับจากลูกค้า Google Workspace หรือ บุคคลทั่วไปที่ใช้บัญชี Gmail คนอื่นๆได้

 

วิดีโอนี้อ้างอิงจาก https://support.google.com

สามารถดูวิธีการส่งข้อความ เเละ ไฟล์เเนบเป็นความลับได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

Sent Limit ของ Gmail สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่

สำหรับอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือโทรศัพท์หากมีการต้องการใช้ email หรือหาก email ของผู้ใช้งานมีการใช้งานหลายๆเครื่องหรือหลายอุปกรณ์การ add acount ต้อง add แบบ imap เมื่อผู้ใช้ใช้ Gmail สำหรับแอปบนมือถือในโหมด Google Sync จะมีการบังคับใช้เกณฑ์จำกัดการส่งแบบเดียวกับใช้ Gmail ในเว็บเบราว์เซอร์หรือหากใช้ Gmail สำหรับแอปบนมือถือในโหมด IMAP จะมีการบังคับใช้เกณฑ์จำกัดการส่ง IMAP ดังนี้

ประเภทเกณฑ์จำกัด เกณฑ์จำกัด
ข้อความต่อวัน
ขีดจำกัดการส่งรายวัน*
2,000 (500 สำหรับบัญชีทดลองใช้งาน)
ข้อความที่ส่งต่อโดยอัตโนมัติ
ข้อความที่ส่งต่อโดยอัตโนมัติไปยังบัญชีอื่น ซึ่งไม่รวมอยู่ในเกณฑ์จำกัดการส่งรายวัน
10,000
ตัวกรองอีเมลที่ส่งต่ออัตโนมัติ
ตัวกรองบัญชีที่ส่งต่ออีเมลโดยอัตโนมัติ
20
จำนวนผู้รับต่อข้อความ
ที่อยู่ในช่องถึง สำเนา สำเนาลับของอีเมลฉบับเดียว*
2,000 (ภายนอก 500 ราย)
จำนวนผู้รับต่อข้อความที่ส่งผ่าน SMTP (โดยผู้ใช้ POP หรือ IMAP) หรือGmail API
ที่อยู่ในช่องถึง สำเนา และสำเนาลับของอีเมลฉบับเดียว* ซึ่งรวมอีเมลที่ส่งโดยใช้ smtp-relay.gmail.com หรือ smtp.gmail.com*
100
จำนวนผู้รับทั้งหมดต่อวัน
ที่อยู่แต่ละรายการจะนับรวมในอีเมลที่ส่งทั้งหมด เช่น อีเมล 5 ฉบับที่ส่งไปยังที่อยู่จำนวน 10 รายการจะนับเป็นผู้รับจำนวน 50 คน*
10,000
จำนวนผู้รับภายนอกต่อวัน
ที่อยู่อีเมลภายนอกโดเมนหลักของคุณ รวมถึงชื่อแทนโดเมน และโดเมนสำรอง
3,000
จำนวนผู้รับที่ไม่ซ้ำกันต่อวัน
ที่อยู่แต่ละรายการจะถูกนับวันละครั้ง เช่น อีเมล 5 ฉบับที่ส่งไปยังที่อยู่ 10 รายการจะนับเป็นผู้รับจำนวน 10 คน*
3,000 (ภายนอก 2,000 รายและภายนอก 500 รายสำหรับบัญชีทดลองใช้งาน)

อ้างอิงข้อมูลจาก: https://support.google.com

 

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

Google plus สำหรับ Google Workspace คืออะไร

Google plus คืออะไร

ก่อนที่เราจะไปรู้จักกับ Google plus เราต้องมาทำรู้จักก่อนว่า ทุกคน รู้จักคำว่า Social (โซเชียล) หรือไม่ เช่น Facebook (เฟซบุ๊ก), IG (Instagram), Twitter     (ทวิตเตอร์) เป็นต้น ทุกคนก็อาจจะพอรู้จักกันใช่ไหมละครับ แต่เรื่องที่เราจะพูกถึงก็คือ google plus ผมเชื่อหลายคนอาจจะยังไม่รู้จัก เพราะฉะนั้นเราไปทำความรู้จักกันเลยครับ

Google+ (Google Plus) คือโครงการของ Google (กูเกิล) ที่มีความพยายามมานานหลังจากมีการออกมายอมรับก่อนหน้านั้นว่า Google ขยับตัวช้าไปในเรื่องนี้ แถมยังมีข้อเสนอพิเศษให้กับพนักงานที่สามารถคิดโครงการ Social Networks (โซเชียลเน็ตเวิร์ค) ให้ออกมาประสบความสำเร็จอีกด้วย  พอเข้าใจแล้วละสิครับ ว่า Google  เค้าก็มี Social Network  ด้วย

Google plus ดียังไง

1) Google+ สามารถเชื่อมโยงกับบริการอื่นๆ จาก Google ได้

2) Google+ บริหารจัดการกลุ่มเพื่อนได้ดีกว่า

3) Google+ มี Mobile App (โมบาย แอพพลิเคชั่น) ดีกว่า

4) Google+ หาบทความ/สิ่งที่น่าสนใจ มาแชร์ได้ง่ายกว่า

5) Google+ สามารถดึงข้อมูลกลับมาได้

6) Google+ มีระบบการ Tag (แท็ก) รูปดีกว่า

7) Google+ มีระบบ Chat (แชท) ที่เยี่ยมกว่า

8) Google+ มีระบบการแชร์ที่ปลอดภัยกว่า

9) Google ดูแลข้อมูลส่วนตัวได้ดีกว่า

ส่วนประกอบต่างๆ บน Google plus

สำหรับผู้ใช้งาน Google plus มือใหม่ ต้องมาทำความรู้จักหน้าแรก ส่วนต่างๆของ Google plus ว่าแต่ละส่วนมีหน้าที่ ทำอะไรบ้าง

 

ส่วนที่ 1      สตรีม (Stream) เป็นส่วนที่ใช้ติดตามข้อมูลที่ถูกโพสต์จากบุคคลที่ผู้ใช้งานได้เพิ่มไว้ในแวดวง (Circles) เป็นการดูข้อความทั้งหมดในส่วนของสตรีม หากผู้ใช้งานต้อง              การดู  เฉพาะข้อความที่อยู่ในแวดวง ก็สามารถคลิกเลือกชื่อแวดวง รวมไปถึงยังสามารถดูการแจ้งเตือนต่างๆ และติดตามโพสต์ของผู้ใช้งานคนอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในแวดวง

ส่วนที่ 2     Sparks ส่วนที่ให้ค้นหาและติดตามสิ่งที่ผู้ใช้งานสนใจ โดยแสดงข้อมูลจากผู้ใช้งานคนอื่นๆ ที่ไม่ได้อยู่ในแวดวง ค้นหาเรื่องที่น่าสนใจ เช่น  แฟชั่น, ภาพยนต์, ตำรับอาหาร,                ฟุตบอล เป็นต้น ข้อมูลที่ได้ล้วนถูกพูดถึงอยู่ในกูเกิลพลัสทั้งหมด

ส่วนที่ 3     แชท (Chat) ส่วนที่ให้ติดต่อ สนทนากับผู้ใช้งานคนอื่นๆ ในส่วนนี้ทำหน้าที่เหมือนกับ Google Talk

ส่วนที่ 4     แท็บ (Tabs to Switch) แท็บเมนูด่วน ประกอบด้วย หน้าแรก, รูปภาพ, โปรไฟล์และแวดวง

ส่วนที่ 5     ค้นหาผู้คน (Find People) ใช้สำหรับค้นหาผู้ใช้งานกูเกิลพลัสคนอื่นๆ ค้นหาเพื่อน บุคคลที่น่าสนใจและอยากติดตาม

ส่วนที่ 6     ตั้งค่า (Google+ User Settings) ใช้สำหรับตั้งค่าต่างๆ แสดงการแจ้งเตือน การแบ่งปันข้อมูล

ส่วนที่ 7      แนะนำเพื่อน (Suggestions) แนะนำผู้ใช้งานคนอื่นๆ ที่เล่นกูเกิลพลัส ผู้ใช้งานสามารถเลือกติดตามได้จากในส่วนนี้

ส่วนที่ 8     ส่งข้อความเชิญ (Send invitations)  ใช้สำหรับส่งคำเชิญชวนให้เพื่อนของผู้ใช้งานเข้ามาเล่นกูเกิลพลัส โดยผู้ใช้งานหนึ่งคน สามารถเชิญได้ 150 คน

ส่วนที่ 9      แฮงค์เอาท์ (Hangouts)  ใช้สำหรับพูดคุยกับผู้ใช้งานที่อยู่ในแวดวงของคุณสนทนาทั้งภาพและเสียงในแบบเห็นหน้าเห็นตากัน

ส่วนที่ 10    ใช้สำหรับมือถือ (Go Mobile) เชื่อมโยงไปยังการใช้งานกูเกิลพลัสบนโทรศัพท์มือถือ

ส่วนที่ 11     ฟีดหรือทามไลน์ ติดตามเนื้อหา ความเคลื่อนไหวต่างๆ ที่เกิดขึ้นบนกูเกิลพลัส จากผู้ใช้งานที่อยู่ในแวดวง

 

อ้างอิงข้อมูลจาก : https://mindphp.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

Google Form สำหรับ Google Workspace คืออะไร

Google Form คืออะไร

Google Form เป็นส่วนหนึ่งในบริการของกลุ่ม Google Docs ที่ช่วยให้เราสร้างแบบสอบถามออนไลน์ หรือใช้สำหรับรวบรวมข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว โดยที่ไม่ต้องเสียค่าใช้จ่าย ในการใช้งาน Google Form ผู้ใช้สามารถนำไปปรับประยุกต์ใช้งานได้หลายรูปแบบอาทิ เช่น การทำแบบฟอร์มสำรวจความคิดเห็น การทำแบบฟอร์มสำรวจความพึงพอใจ การทำแบบฟอร์มลงทะเบียน และการลงคะแนนเสียง เป็นต้น

การใช้งานกูเกิ้ลฟอร์มนั้น ผู้ใช้งานหรือผู้ที่จะสร้างแบบฟอร์มจะต้องมีบัญชีของ Gmail หรือ Account ของ Google เสียก่อน ผู้ใช้งานสามารถเข้าใช้งานสร้างแบบฟอร์มผ่าน Web Browser ได้เลยโดยที่ไม่ต้องติดตั้งโปรแกรมใดๆ ทั้งสิ้น

 

ข้อดีของการทำแบบสอบถามออนไลน์

  • กระจายข้อมูลได้ทั่วถึง และสามารถเข้าถึงได้เร็วกว่า: การที่เราทำแบบสอบถามออนไลน์จะช่วยให้มีโอกาสได้ผู้เข้าร่วมแบบสอบถามที่ทั่วถึงกว่า ไม่ใช่แค่เพียงในพื้นที่ที่เราสามารถเดินแจกแบบสอบถามเท่านั้น อีกทั้งเรายังส่งแบบสอบถามให้ผู้ที่อยู่ภูมิภาคอื่นไปจนถึงผู้ที่อาศัยอยู่ต่างประเทศสามารถทำแบบสอบถามให้เราได้ในเวลาอันรวดเร็วอีกด้วย
  • ประหยัดงบประมาณ: การพิมพ์แบบสอบถามในรูปแบบกระดาษย่อมมีค่าใช้จ่าย และแน่นอนว่า…ยิ่งเยอะยิ่งเห็นความแตกต่าง เพราะฉนั้นการทำแบบสอบถามในรูปแบบออนไลน์จะประหยัดงบประมาณได้เป็นจำนวนมาก
  • สามารถยกตัวอย่างให้เห็นรูปธรรมมากขึ้น: หากเราต้องการให้ผู้ตอบแบบสอบถามได้เห็นสิ่งที่เราต้องการจะสื่อมากขึ้น เช่น หากทำแบบประเมิณผลงานบางอย่างที่เป็นสิ่งของ ก็สามารถใส่ภาพหรือวิดีโอของสิ่งของนั้นๆ ลงไปในแบบสอบถามออนไลน์ได้เลย
  • ข้อมูลถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ: หากข้อมูลมีความสำคัญ การจัดเก็บเอกสารก็ยิ่งมีสำคัญตามไปด้วย การที่เอกสารข้อมูลถูกจัดอย่างเป็นระเบียบในบัญชี Google จะยิ่งง่ายต่อการค้นหา
  • สามารถนำข้อมูลไปใช้ต่อได้สะดวก: เราสามารถนำผลลัพธ์จากการทำแบบสอบถามออนไลน์ไปใช้ต่อได้อย่างสะดวก รวดเร็ว เพราะเราสามารถ Export ข้อมูลผลลัพธ์ออกมาเป็นไฟล์เพื่อนำไปใช้ต่อได้เลย
  • นอกจากเป็นแบบสอบถามยังใช้ทำการสอบย่อยแบบออนไลน์ได้อีกด้วย: เราสามารถใช้ Google Form เพื่อสร้างข้อสอบสำหรับการสอบย่อยได้ โดยที่ผู้ทำข้อสอบสามารถตรวจคำตอบได้ทันทีอีกด้วย

ข้อควรระวังในการใช้งาน

  • ระวังการลืมลงชื่อออก(Log-out) เมื่อทำการลงชื่อเข้าใช้(Log-in) ในคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะ: เนื่องจาก Google Form ค่อนข้างสะดวกในการเช็คข้อมูล ซึ่งอาจทำให้บางครั้งเราต้องการเข้าไปดูความคืบหน้าว่าแบบสอบถามของเรามีคนตอบมากน้อยแค่ไหน ซึ่งเราอาจจะใช้งานผ่านคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์สาธารณะแล้วอาจลืมลงชื่อออก(Log-out)ได้ แล้วถ้าหากท่านใดที่ใช้อีเมลหลักเป็นบัญชีเดียวกันแล้วด้วยนั้น ให้พึงระวังไว้เสมอว่าบัญชีที่ใช้ควรเก็บรักษาให้ดี เพราะหากมีใครเข้าถึงบัญชีจากการที่เราเปิดดูฟอร์มทิ้งไว้ก็เท่ากับเค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลอีเมลของเราได้เช่นกัน

สร้างฟอร์มเก็บข้อมูล

ขั้นตอนที่ 1

  • เข้าไปที่เว็บไซต์ https://goo.gl/hTn9FK (หรือพิมพ์ค้นหาใน Google ว่า “Google Form“)
  • คลิกที่  Google ฟอร์ม

  • จากนั้นคลิกที่ปุ่มวงกลมสีแดง เพื่อเริ่มสร้างฟอร์มใหม่

  • หลังจากเข้าสู่หน้าต่างแก้ไขฟอร์ม ให้ตั้งชื่อฟอร์มพร้อมคำอธิบาย เช่น
    • ลงทะเบียนเข้าร่วมงานสัมนาวิชาการ ครั้งที่ 1 (ชื่อฟอร์ม)
    • วันที่ 24 ตุลาคม 2559 เวลา 8.30 – 16.30 ณ อาคารเฉลิมพระเกียรติ  มหาวิทยาลัยเทคโนโลยีราชมงคลล้านนา จังหวัดเชียงใหม่ (คำอธิบาย)

หลังจากพิมพ์ชื่อฟอร์มและคำอธิบายฟอร์มเรียบร้อยแล้ว ต่อไปเป็นการสร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูลผู้ลงทะเบียน ในตัวอย่างที่ผมได้สร้างไว้จะใช้รายการสำหรับเก็บข้อมูลที่แตกต่างกันออกไปไป เช่น

  • คำนำหน้านาม (รายการแบบ : เลื่อนลง)
  • ชื่อ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • นามสกุล (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • เพศ (รายการแบบ : ตัวเลือก)
  • อีเมล์ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • เบอร์โทรศัพท์ (รายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
  • ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่าง เป็นการเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม
    1. ใช้รายการที่มีชื่อว่า “เลื่อนลง” เป็นเครื่องมือในเก็บข้อมูลคำนำหน้านาม โดยจะเป็นในลักษณะของ Dropdown list เลื่อนลงมาให้เลือก
    2. กรอกหัวข้อคำถามเพื่อให้ผู้กรอกทราบ เช่น “คำนำหน้านาม
    3. สร้างตัวเลือกคำถาม เช่น นาย, นางสาว, นาง
    4. เป็นการกำหนดหัวข้อคำถาม คำถามนั้นๆ จำเป็นต้องตอบหรือไม่

  • หลังจากสร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม” รายการแรกเสร็จแล้ว เราลองมาดูตัวอย่างหน้าตาฟอร์มของเรากันก่อนดีกว่า โดยคลิกที่รูป “ดวงตา” มุมขวาบน เพื่อดูตัวอย่างหน้าฟอร์ม

  • ในตัวอย่างของฟอร์ม เราจะสังเกตุเห็น
    1. ข้อความที่ปรากฏจากชื่อฟอร์มและคำอธิบายฟอร์ม แสดงอยู่ด้านบนสุดของฟอร์ม
    2. รายการที่สำหรับเก็บข้อมูล “คำนำหน้านาม” ที่ได้สร้างขึ้นจากขั้นตอนก่อนหน้านี้

  • จากนั้นให้ย้อนกลับไปยังหน้าแก้ไขฟอร์ม สร้างรายการสำหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ที่ยังไม่ได้สร้างขึ้น เช่น ชื่อ, นามสกุล, เพศ, อีเมล์, เบอร์โทรศัพท์ เป็นต้น
  • โดยการสร้างรายการใหม่ ให้คลิกที่รูปเครื่องหมายบวกด้านขวามือ

เมื่อได้รายการใหม่ขึ้นมาแล้ว ให้พิมพ์หัวข้อคำถามถัดไปได้เลย เช่น ชื่อ

  • โดยเลือกรายการเป็นแบบ  คำตอบสั้นๆ
  • หากต้องการตั้งค่าเพิ่มเติม เช่น ใส่คำอธิบายหัวข้อคำถาม ให้คลิกที่รูป “ตั้งค่า” มุมขวาด้านล่าง และเลือกที่  คำอธิบาย

  • จะมีช่องคำอธิบายปรากฏขึ้นมา จากนั้นกรอกคำอธิบายคำถามลงไป เช่น กรุณากรอกชื่อเป็นภาษาไทย

  • ต่อไปเป็นการสร้างรายการที่เหลือ เช่น
    • นามสกุล (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
    • เพศ (เลือกรายการแบบ : ตัวเลือก)
    • อีเมล์ (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)
    • เบอร์โทรศัพท์ (เลือกรายการแบบ : คำตอบสั้นๆ)

หลังจากเพิ่มรายการสำหรับเก็บข้อมูลเรียบร้อยแล้ว เราสามารถคลิกดูตัวอย่างฟอร์มได้เลย โดยคลิกที่รูป”ดวงตา” หากใครต้องการปรับแต่งฟอร์มเช่นการเปลี่ยนสี การใส่รูปภาพไว้ด้านบนฟอร์ม สามารถคลิกที่รูป “จานสี” ได้เลยคับ

ติดตั้งส่วนเสริม “formLimiter”

หลังจากที่เราได้สร้างรายการจัดเก็บข้อมูลรูปแบบต่างๆ ของผู้ลงทะเบียนเสร็จสิ้นเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการติดตั้งส่วนเสริม สำหรับกำหนดจำนวนผู้ลงทะเบียน หรือผู้ที่เข้ามาตอบแบบฟอร์ม โดยใช้ส่วนเสริมที่มีชื่อว่า “formLimiter

ขั้นตอนที่ 2

  • ส่วนการติดตั้งส่วนเสริมนั้น ให้คลิกที่รูป “จิ๊กซอว์” -> formLimiter

  • คลิกที่  Set limit  เพื่อตั้งค่า

  • การตั้งสามารถตั้งค่าได้ 2 แบบ
    • date and time = กำหนดวันที่ปิดฟอร์ม
    • max number of form responses = กำหนดจำนวนผู้ตอบกลับ

  • ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่างเป็นการเลือกแบบ “max number of form responses
    • ในช่องของ when number of responses…  กรอกตัวเลขจำนวนผู้ตอบกลับ เช่น 30 คน หากเมื่อครบ 30 คนแล้ว แบบฟอร์มจะปิดรับข้อมูลทันที
    • ในช่องของ Message where submissions… กรอกข้อความที่จะปรากฏหลังจากฟอร์มปิดรับข้อมูล เพื่อแจ้งให้กับผู้ลงทะเบียนได้ทราบ
  • หลังจากตั้งค่าเสร็จสิ้น คลิกที่ “Save and enable” เพื่อบันทึกการตั้งค่าและเปิดใช้งาน formLimiter

เผยแพร่ฟอร์มลงทะเบียนออนไลน์

หลังจากตั้งค่า formLimiter ในการกำหนดจำนวนผู้ลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ในขั้นตอนนี้จะเป็นการเผยแพร่ฟอร์มออนไลน์ไปยังผู้ที่ต้องการลงทะเบียน ผ่าน URL หรือ ลิงค์

ขั้นตอนที่ 3

  • คลิกที่ “ส่ง” เพื่อเริ่มส่งฟอร์มเผยแพร่ให้กับผู้ที่ต้องการลงทะเบียน

  • การส่งฟอร์มสามารถส่งได้ 3 รูปแบบ 1.ส่งผ่านอีเมล์ 2.ส่งลิงค์ 3.ฝังหน้าเว็บ
    1. ในตัวอย่างรูปภาพด้านล่าง เลือกรูปแบบในการส่งคือ “ส่งลิงค์” โดยคลิกที่รูปโซ่
    2. ย่อ URL ให้สั้นลงโดยคลิกที่ “ตัด URL ให้สั้นลง
    3. คัดลอก(CopyURL ที่ได้มา จากนั้นเผยแพร่ส่งลิงค์ ให้กับผู้ที่ต้องการลงทะเบียนได้เลย โดยผ่านทาง WebsiteFacebook, Line, E-mail เป็นต้น

  • หลังจากผู้ที่ต้องการลงทะเบียน ได้รับลิงค์ที่เราส่งไปให้แล้ว ก็จะปรากฏหน้าต่างฟอร์มกรอกข้อมูลที่เราได้สร้างขึ้นเพื่อรับข้อมูลจากผู้ลงทะเบียน

ดูผลการตอบกลับ

เราสามารถดูผลการตอบกลับได้แบบ Real-time ข้อมูลผลการตอบกลับก็จะแสดงจำนวนผู้ลงทะเบียนขึ้นมาทันที

  • หากต้องการดูผลการตอบกลับให้คลิกที่แท็บ  การตอบกลับ
  • ข้อมูลจะถูกแสดงขึ้นมาทั้งรูปแบบ ตัวอักษร และกราฟต่างๆ

  • ในกรณีที่ต้องการ Download ผลการตอบกลับออกมาเป็นไฟล์ Excel ให้เราคลิกที่ ไอคอนสีเขียว

  • เลือก “สร้างสเปรดชีตใหม่” และกดคลิก “สร้าง” ในขั้นตอนนี้เป็นการสร้าง สเปรดชีต ของ Googleขึ้นมา (เรียกอีกอย่างหนึ่งคือ Excel เวอร์ชั่นของ Google นั้นเอง)

  • จากนั้นเราจะได้แท็บหน้าเว็บใหม่ขึ้นมา สำหรับสเปรดชีต ของ Google โดยเฉพาะ ในตารางจะมีข้อมูลของผู้ที่ลงทะเบียนอยู่ โดยแยกข้อมูลแต่ละส่วนออกเป็นคอลัมน์อย่างชัดเจน
  • หากเราต้องการ Download ข้อมูลออกมาเป็นไฟล์ Excel ให้คลิกไปที่ ไฟล์ -> ดาวน์โหลดเป็น -> Microsoft Excel (.xlsx)

จบขั้นตอนการสร้างแบบฟอร์ม Google

 

ข้อมูลอ้างอิง https://officemanner.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

เทคโนโลยีแลนด์ ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace