Device Management

device management หรือการตั้งค่าจัดการอุปกรณ์ สามารถตรวจสอบการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยของระบบและองค์กรณ์ได้ โดยสามารถตั้งค่าได้ดังคู่มือต่อไปนี้

  • การตั้งค่าอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • การบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • การเข้ารหัสอุปกรณ์
  • พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอก
  • การติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่  เป็นต้น

โดยมีรายละเอียดในหัวข้อต่างๆ ดังนี้

การตั้งค่าอุปกรณ์เคลื่อนที่

เป็นการวิธีกการตรวจสอบการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลและบริษัทระยะไกล และสามารถจัดแอพลิเคชั่นบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ด้วยยกเว้น การปิดอุปกรณ์,การล้างอุปกรณ์เคลื่อนที่,การไม่มีอุปกรณ์อยู่ในระบบของผู้ดูแลระบบ เป็นต้น

การบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่

เป็นการบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่ให้ไม่สามารถใช้งานได้ปัจจุบันทาง Google Workspaceมีบริการของเฉาะของระบบ Android เท่านั้น ซึ่งสามารถป้องกันการเจาะเข้าระบบและมีการลงระบบให้สามารถอ่านอย่างเดียวเช่นกัน

การเข้ารหัสอุปกรณ์

ระบบจะสามารถเข้ารหัสบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Android ที่อนุญาตการเข้ารหัสได้ เท่านั้นแต่ต้อวเปิดใช้งานการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับองค์กรก่อน

พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอก

การเก็บข้อมูลจากสื่อภายนอกนั้นสามารถเปิดใช้งานหรือไม่เปิดใช้งานก็ได้ แต่พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอกนั้นช่วยให้ผู้ใช้งานไม่สามาระเคลื่อนย้ายข้อมูลที่สำคัญขององค์กรจากแอพลิเคชั่นไปยังอุปกรณ์ได้

การติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่

หากมีการติดตั้ง aplication ไม่ได้โหลดจาก play store สามารถติดตั้งได้แต่ต้องปิดการติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่ก่อนเท่านั้น

 

สร้างปฏิทินใหม่สำหรับทีมงาน

นอกจากจะสร้างปฏิทินสำหรับตรวจสอบตารางงานส่วนบุคคลได้แล้ว google calandar ยังสามารถสร้างตารางงานสำหรับทีมงานผู้เกี่ยวข้องเพื่อตรวจสอบ ระยะเวลางานที่มอบหมายให้ผู้ร่วมทีม หรือตรวจสอบตารางงาน เพื่อหาคิวว่างในการนัดประชุม เป็นต้น

 

วิธีการสร้างปฏิทินใหม่สำหรับทีมงาน

add new calendar

  1. เปิด google calendar ไปที่แทบเมนูด้านซ้าย เลือกไปที่ ปุ่มเพิ่มเติมตามภาพ

 

 

add new calendar

2. เลือก ปฏิทินใหม่

 

 

add new calendar

3. ใส่รายละเอียด Calendar  แล้วกด สร้างปฏิทิน

 

add new calendar

 

4. เลือก กำหนดค่า เพื่อกำหนดค่าการใช้งานปฏิทินต่าง ๆ

  • การตั้งค่าปฏิทิน
  • รับคำเชิญอัตโนมัติ
  • สิทธิ์การเข้าถึง
  • ใช้ร่วมกับบุคคลที่ระบุ
  • การแจ้งเตือนเกี่ยวกับกิจกรรม
  • การแจ้งเตือนกิจกรรมตลอดทั้งวัน
  • การแจ้งเตือนทั่วไป
  • ใช้งานร่วมกับปฏิทิน

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

สร้างการนัดหมายในปฏิทินใน Google Calendar

วิธีการสร้างการนัดหมายใน Google Calendar สามารถดำเนินการได้ตามวิธีการดังนี้

 

create appointment

 

create appointment

 

  1. เปิด google calendar ขึ้นมา
  2. เลือก ปุ่ม สร้าง หรือ ดับเบิ้ลคลิก ที่พื้นที่ตารางนัดหมายที่ว่าง เพื่อกำหนดข้อมูล
  3. ใส่รายละเอียด การนัดหมาย หรือ กดเลือก ตัวเลือกอื่น เพื่อเพิ่มรายละเอียดอื่น ๆ
  4. กด Save

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

Contact สำหรับ Google Workspace คืออะไร

Contact เป็นระบบการจัดการรายชื่อผู้ติดต่อ สำหรับระบบที่ Google พัฒนาขึ้น สามารถใช้งาน Contact ร่วมกันได้ภายในองค์กร ผ่านการแชร์ไปยังผู้ใช้งานที่ต้องการให้ร่วมใช้งาน เหมาะสำหรับทีมที่ต้องการใช้งานข้อมูลติดต่อร่วมกันเป็นอย่างมาก

ความสามารถของ Google Contact

  • ค้นหารายชื่อผู้ติดต่อได้อย่างรวดเร็ว
  • จัดการรายชื่อผู้ติดต่อที่ข้อมูลซ้ำกัน
  • เพิ่มข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อใหม่
  • ลบข้อมูลรายชื่อผู้ติดต่อเก่า
  • จัดกลุ่มรายชื่อผู้ติดต่อ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

การใช้ยกเลิกอีเมลที่กำลังส่งออก Undo Sending

ในการส่งอีเมล ผ่าน gmail หากผู้ใช้งานต้องการยกเลิกการส่งแบบทันที คือหลังจากการกดส่งออกไปในเวลาที่กำหนด(สามารถตั้งค่าได้ตั้งแต่ 5 – 30 วินาทีเท่านั้น)

วิธียกเลิกอีเมลที่กำลังส่งออก

Undo sending bottom

1. เปิด Gmail และส่งอีเมลของคุณ
2. คลิกเลิกทำที่ด้านล่างของหน้า
(ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าระยะเวลายกเลิกการส่งของคุณ ในการยกเลิกมีเวลาจำกัดในการคลิกเลิกทำก่อนที่มันจะหายไป)


การตั้งค่าระยะเวลายกเลิกการส่ง

Undo sending1.เลือกการตั้งค่า การตั้งค่า> การตั้งค่า
2.บนแท็บ ทั่วไป เลื่อนไปที่ ยกเลิกการส่ง
3.เลือก ระยะเวลายกเลิกการส่งอื่น และคลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

การใช้งาน Gmail แบบ Offline

ฟังก์ชั่นการใช้งาน Gmail แบบ Offline สามารถใช้ได้ผ่าน Web Browser Chrome เท่านั้น โดยการทำงานแบบ Offline จะทำให้สามารถอ่าน และร่างอีเมล ได้โดยไม่ต้องเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต เหมาะกับการใช้งานในสถานะการณ์ที่ไม่มีอินเตอร์เน็ต หรืออินเตอร์เน็ตขัดข้อง

วิธีการเปิดการใช้งาน Gmail แบบออฟไลน์

gmail_offline 1

1. ที่ด้านบนขวาให้คลิกการตั้งค่า > การตั้งค่า

 

gmail_offline

2. ไปที่แท็บออฟไลน์ และเลือกช่องเปิดใช้เมลออฟไลน์

3. ถัดจากการตั้งค่าการทำข้อมูลให้เลือกจำนวนอีเมลที่คุณต้องการเก็บออฟไลน์

4. ถัดจากความปลอดภัยเลือกว่าจะเก็บหรือลบข้อมูลออฟไลน์บนอุปกรณ์ของคุณ

หากคุณไม่เห็นตัวเลือกนี้อาจถูกตั้งค่าโดยผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณ

5. คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

หมายเหตุ: หากคุณไม่เห็นตัวเลือกออฟไลน์อาจไม่เปิดใช้งานสำหรับองค์กรของคุณ ดูผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

จัดการข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติด้วยตัวกรองของ Gmail

เป็นการจัดการข้อความขาเข้า ด้วยการกำหนดตัวกรอง (fillter) ในการตั้งค่า

  • ใช้ป้ายกำกับโดยอัตโนมัติ (Label)เพื่อจัดหมวดหมู่ข้อความขาเข้า เช่น  ผู้ส่ง หรือข้อความที่เกี่ยวข้อง
  • แยกข้อความที่คุณไม่ต้องการออกจาก Inbox เช่น อีเมลการตลาด (Mail Marketing) หรือเก็บถาวรโดยอัตโนมัติ (Archive) เพื่อให้คุณสามารถเคลียร์ข้อความในInbox และอ่านได้ในภายหลัง
  • ตั้งค่าสถานะอีเมลวีไอพี
  • การแจ้งเตือนที่เก็บถาวร (Archive)

วิธีการจัดการข้อความขาเข้าโดยอัตโนมัติด้วยตัวกรอง

Setting fillter

  1. ในช่องค้นหาของหน้า gmail ใส่ข้อความที่เกี่ยวข้อง แล้วคลิกเลือก ลูกศร Drop Down

 

Setting fillter

2. ป้อนเกณฑ์การค้นหาของคุณแล้วคลิกสร้างตัวกรอง

 

Setting fillte

3. ทำเครื่องหมายที่ช่อง ที่คุณต้องการเพื่อจัดเรียงข้อความที่เข้ามาให้ตรงกับเกณฑ์การค้นหาของคุณโดยอัตโนมัติ

4. เมื่อตั้งค่าเรียบร้อยแล้ว เลือก สร้างตัวกรอง

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

ส่งไฟล์แนบที่มีขนาดใหญ่มากด้วยอีเมลของคุณ

โดยปกติแล้วจะสามารถเพิ่มไฟล์แนบ Gmail ได้สูงสุด 25 MB แต่ถ้าคุณมีไฟล์ขนาดใหญ่เช่น วิดีโอ หรือไฟล์ขนาดใหญ่เหล่านี้ใน Google Drive จากนั้นใส่ลิงค์ไปยังไฟล์ Drive หรือ Team Drive ในอีเมลของคุณ

 

วิธีการใส่ไฟล์  Google Drive ในข้อความ Gmail ของคุณ

attact drive

attact drive

 

  1. กดสร้างข้อความ ใน gmail
  2. ในแถบเครื่องมือเขียนคลิกไดรฟ์ แล้วเลือกไฟล์ของคุณ
  3. เลือก แทรก

หมายเหตุ หากผู้รับของคุณไม่มีสิทธิ์ดูไฟล์คุณสามารถให้สิทธิ์การเข้าถึงแก่พวกเขาใน Gmail ก่อนที่จะส่ง

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

การตั้งค่าout-of-office/autoreply

เมื่อใกล้ช่วงวันหยุดเทศกาล หรือเป็นช่วงใช้ลาพักร้อนที่ต้องหยุดงานเป็นเวลานาน และผู้ใช้งานก็ไม่สามารถตอบอีเมลได้ตลอดเวลา ท่านสามารถตั้งค่า
ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ Massage autoreply ในบัญชีอีเมล ได้ เพื่อเป็นการแจ้งไปยังผู้ส่งอีเมลว่าท่านจะมีการตอบกลับช้าปกติ เพราะอยู่ในช่วงวันหยุด

 

วิธีการตั้งค่า ข้อความตอบกลับอัตโนมัติ

set auto reply

  1. เลือกการตั้งค่า การตั้งค่า> การตั้งค่า
  2. บนแท็บ ทั่วไป เลื่อนไปที่ การช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ
  3. เลือก ใช้งานการช่วยตอบอีเมลอัตโนมัติ
  4. ใส่ข้อมูล ระยะวันที่,หัวข้อ,เนื้อหาอีเมล
  5. (ไม่จำเป็น) ให้เลือกว่าจะส่งข้อความตอบกลับถึงคนที่อยู่ในชื่อรายชื่อติดต่อของฉันเท่านั้น
  6. เลือก บันทึกการเปลี่ยนแปลง

 

หมายเหตุ: หากคุณมีลายเซ็น Gmail จะมีการแสดงภายใต้การตอบกลับอัตโนมัติของคุณ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

 

Slide สำหรับ Google Workspace คืออะไร

Google Slide ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่อใช้สำหรับการสร้าง Presentation นำเสนองาน online ผ่าน Browser โดยไม่ต้องลง Software สามารถสร้าง Presentation ได้อย่างรวดเร็ว ด้วย Templat Online ที่มีให้เลือกใช้ หรือสามารถสร้างด้วยตนเองด้วยเครื่องมือพื้นฐานที่มีให้

จุดเด่นของ Google Slide

  • สามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา ผ่าน Browser และอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • ไม่ต้องลง Software ก่อนการใช้งาน
  • แชร์ให้บุคคลอื่นสามารถ สร้าง แก้ไข คอมเม้นต์ ไฟล์เอกสารได้แบบ Realtime
  • Export ไฟล์ เพื่อนำไปใช้งานได้ในโปรแกรมอื่น  เช่น .pdf .pptx

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย