หลังจากลงชื่อเข้าใช้ Google Workspace ห้องนิรภัยแล้ว และเข้ามาในระบบแล้ว คุณจะเห็นหน้า กรณี ซึ่งในหน้านี้จะแสดงกรณีทั้งหมดที่เปิดอยู่และบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงได้ รวมถึงกรณีที่เราสร้างด้วย และกรณีที่แชร์กับเรา
อ้างอิงรูปภาพจาก : https://support.google.com
เทคโนโลยีแลนด์ ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace
การกำหนดนโยบายเริ่มต้นของการเก็บรักษา เพื่อควบคุมระยะการเก็บรักษาของข้อมูลก่อนที่จะลบออกจากบัญชีของผุ้ใช้ และบัญชีในระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร ในระบบองค์กรของคุณควรที่จะมี นโยบาย ว่าควรจะเก็บรักษาข้อมูลไว้ได้นานเท่าไร
อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com
ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์
อ้างอิงข้อมูลจาก : https://support.google.com
Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
กรณีที่มีการใช้งานระบบ Google Workspace อยู่แล้วหากผู้ใช้งานต้องการเปลี่ยนผู้จำหน่ายหรือ Reseller ต้องใช้ข้อมูลในการย้ายดังนี้
Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
เนื่องจากตอนนี้ระบบของ Google ในผลิตภัณฑ์ Google Workspace นั้นก่อนเคยเปิดให้ใช้บริการฟรีแต่ในตอนนี้ระบบการใช้ฟรีถูกเปลี่ยนมาเป็นการคิดค่าบริการ ซึ่งผู้ที่จะใช้งานระบบต่อนั้นต่อทำการย้ายมาใช้แบบเสียเงินกับตัวแทนจำหน่ายหรือสามารถซื้อได้กับตัว Google เองโดยการเปิด Tricket
หากต้องการเปลี่ยนระบบมาใช้กับตัวแทนจำหน่ายนั้น ข้อมูลที่ต้องเตรียมก่อนการย้าย ดังนี้
หมายเหคุ:ต้องมีข้อใดข้อหนึ่งหากไม่มีข้อใดข้อหนึ่งจะไม่สามารถย้ายระบบหรือ Transfer ระบบได้
Technology Land ตัวแทนผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
การ Login Fail ในการเข้าใช้งานตัวระบบ Google Workspace นั้นหากมีการ Login Fail เกิน 10 ครั้งระบบจะบังคับให้ใส่รหัสความปลอดภัยที่ระบบกำหนดให้หรือต้องทำการ reset password กรณีที่จำ password ไม่ได้
หากต้องการทราบ password กด Forget password ระบบจะสอบถามการ password ครั้งสุดท้ายที่ใช้ Login account ของผู้ใช้งาน เมื่อใส่ password แล้วกด Next
ระบบจะถามการ Map ค่า DNS ของ Cname จากนั้นกด Next และใส่ email ที่ต้องการรับ password
ระบบจะใช้เวลาตรวจสอบค่า 1-2 วัน
Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
1.ให้เข้าไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์
2.ใส่ User Password ให้เรียบร้อยแล้วคลิก ถัดไป
3.คลิก เขียน
4.คลิกเปิดโหมดข้อมูลลับ 
ตรงด้านล่างขวามือ
5.กำหนดวันหมดอายุและรหัสผ่าน การตั้งค่านี้จะส่งผลต่อข้อความและไฟล์แนบ
6.คลิก บันทึก
เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นการส่งข้อความและไฟล์แนบเป็นความลับ
ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์
อ้างอิงข้อมูลจาก :https://support.google.com
Technology Land ตัวแทนผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
ประเภทไฟล์ในไดรฟ์ที่ห้องนิรภัยรองรับ
การเก็บรักษาจะมีความครอบคลุมเเตกต่างกันไปตามประเภทของกฎ
กฎการเก็บรักษา จะมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้ต่างๆในองค์กรนั้นๆทั้งหมด ที่มีการบังคับใช้นโยบาย หากได้ทำการรวมไดรฟ์ที่เเชร์เเล้ว กฎของการเก็บรักษาจะมีผลกับไดรฟ์ที่เเชร์รวมถึงสมาชิกทั้งหมดขององค์กรนั้นๆ
เมื่อหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา ระบบจะลบเฉพาะไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้เหล่านั้น
ไฟล์ทั้งหมดของผู้ใช้งานในองค์กรนั้น เมื่อถึงเวลาระยะสิ้นสุดการเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะทำการลบ ไฟล์นั้นๆ เเต่เฉพาะไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรนั้นๆ เเละ จะไม่ ทำการลบไฟล์ที่เเชร์จากนอกองค์กรเด็ดขาด
ไดรฟ์ที่เเชร์เเละการเก็บรักษา
เมือต้องการใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดด้วยตัวเองสำหรับไดรฟ์ที่เเชร์ กฏมีดังนี้
การใช้กฎการเก็บรักษา การหมดอายุ อาจจะมีความล่าช้าบ้าง
กฎการเก็บรักษา เเละ การระงับมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในโดเมนที่คุณสร้างเท่านั้น
การระงับ เเละ นโยบายการเก็บรักษาในองค์กรนั้นๆ จะไม่มีผลกับไฟล์นอกโดเมน
ห้องนิรภัยจะไม่อนุญาตให้สร้างกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ที่มีการเก็บรักษาเหมือนๆกัน
กฎที่จะสร้างเพื่อเก็บรักษา ที่กำหนดเองจะต้องมีลักษณะดังนี้
กฎการเก็บรักษาเเละไฟล์ในถังขยะ
หากคุณไม่ทราบ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย สามารถดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th/
Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace
1.กฎในการเก็บรักษาข้อมูลที่เราสามารถกำหนดเองได้ และสามารถควบคุมการเก็บรักษาข้อมูลของคุณได้ในช่วงเวลาที่คุณได้เลือกไว้ คุณสามารถที่จะสร้างกฎหรือกำหนดกฎได้ตามที่เราต้องการ การกำหนดกฎที่ต้องมีดังนี้
2.กฎในการเก็บรักษาเริ่มต้น การตั้งค่ากฎร่วมสำหรับองค์กรทั้งองค์กร กฎตั้งค่าเริ่มต้นจะทำให้เกิดผลก็ต่อเมื่อ ไม่ได้ใช้กฎที่ตนเองสร้างขึ้นหรือการระงับกฎที่สร้างขึ้นนั้นเอง
อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com
หากคุณไม่ทราบ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย สามารถดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th/
Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace