ปรับปรุงการค้นหาใน Google Drive บน Android และ iOS

คุณลักษณะใหม่สำหรับแอป Google ไดรฟ์มือถือที่จะช่วยให้ค้นหาได้รวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ตอนนี้ผู้ใช้ Android และ iOS ที่มีแอปไดรฟ์เวอร์ชันล่าสุดจะทำได้

  • ผู้ใช้งานสามารถดูและเรียกใช้การค้นหาล่าสุดบนเดสก์ท็อปและมือถืออีกครั้ง
  • ดูและเลือกคำแนะนำอัจฉริยะขณะพิมพ์รวมถึงคำแนะนำสำหรับผู้คนการค้นหาที่ผ่านมาและคำหลักตลอดจนไฟล์ที่เพิ่งเข้าถึง

 

เหตุใดจึงสำคัญ

ด้วยการเปลี่ยนแปลงรูปแบบการทำงานเนื่องจาก COVID-19 ผู้คนจำนวนมากขึ้นต้องทำงานให้เสร็จแม้ว่าจะไม่อยู่ที่โต๊ะทำงานก็ตาม การค้นหาไฟล์อย่างรวดเร็วและง่ายดายบนโทรศัพท์จะช่วยให้แน่ใจว่าผู้ใช้งานยังสามารถแบ่งปันตรวจสอบทำงานร่วมกันและสร้างได้ไม่ว่าจะอยู่ที่ใด

Cr.https://workspaceupdates.googleblog.com/

บทความที่เกี่ยวข้อง

Interface ความคิดเห็นใหม่สำหรับ Google Drive,Docs,Sheet,Slide บน IOS

การควมคุมการเข้าถึงไฟล์ใน Google Drive

ขยายทางลัดใน Google Drive เพื่อลดไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบ

Vault จะค้นหาไฟล์ใน Drive อย่างไร

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ข้อมูลในถังขยะจะลบอัติโนมัติหลังจาก 30 วัน เริ่มใช้ 13 ตุลาคม 2563

เนื่องจากระบบ google ได้ปรับเปลี่ยนนโยบายใหม่ซึ่งก่อนหน้านี้ข้อมูลในถังขยะจะถูกเก็บไว้ 30 วันจนกว่าผู้ใช้งานจะเข้าไปลบข้อมูลออกเองถึงจะถูกลบออกจากระะบบแต่ระบบใหม่นั้น ข้อมูลที่อยู่ในถังขยะ 30 วันแล้วจะถูกลบออกเองโดยอัติโนมัติ ไฟล์ใด ๆ ที่อยู่ในถังขยะของผู้ใช้ในวันที่ 13 ตุลาคม 2020 จะยังคงอยู่ที่นั่นเป็นเวลา 30 วัน หลังจากระยะเวลา 30 วันไฟล์ที่อยู่ในถังขยะนานกว่า 30 วันจะเริ่มถูกลบโดยอัตโนมัติ

 

หมายเหตุการเปลี่ยนแปลง

  • ผู้ดูแลระบบยังคงกู้คืนรายการที่ลบออกจากถังขยะของผู้ใช้ได้นานถึง 25 วันสำหรับผู้ใช้ที่ใช้งานอยู่
  • นโยบายการเก็บรักษาที่กำหนดโดยผู้ดูแลระบบใน Google ห้องนิรภัยจะไม่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลงนี้เว้นแต่จะล้าสมัยเนื่องจากมีการซ้ำซ้อน
  • ไฟล์ที่ลบผ่าน Drive File Stream จะถูกลบออกจากถังขยะของระบบหลังจาก 30 วัน ไม่มีผลกระทบต่อพฤติกรรมการสำรองและซิงค์ข้อมูล
  • ไฟล์ที่ลบผ่าน Drive ที่แชร์จะถูกลบออกจากระบบ 30 วัน
  • รายการที่อยู่ในถังขยะ จะนับเป็นโควต้าในระบบด้วยจนกว่าจะมีการลบออกจากถังขยะ โควต้าจะเพิ่มหรือว่างขึ้น

 

Cr.https://gsuiteupdates.googleblog.com/

บทความที่เกี่ยวข้อง

ขยายทางลัดใน Google Drive เพื่อลดไฟล์ที่ไม่เป็นระเบียบ

ลำดับความสำคัญใน Google Drive พร้อมใช้งานแล้ว!

รับการแจ้งเตือนของ Drive ในการแชท

ซิงค์ไฟล์ที่ดาวน์โหลดไปยัง Google Drive โดยอัตโนมัติ

การเข้าถึงไฟล์ Drive ที่เก็บไว้โดยไม่ใช้อินเทอร์เน็ต

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

การทำงานกับไฟล์ Microsoft Office

ใน Google Workspace ยังคงสามารถทำงานกับไฟล์ Microsoft Office ด้แม้ว่าคุณจะไม่ได้ติดตั้ง Office ก็ตาม

แปลงเอกสาร Office ที่มีอยู่และไฟล์ Adobe PDF เป็น Google เอกสารชีตหรือสไลด์ จากนั้นสามารถทำงานร่วมกันบนเอกสารแบบเรียลไทม์เก็บเอกสารในเวอร์ชันเดียวและแบ่งปันกับคนอื่นเก็บไฟล์ในรูปแบบ Microsoft แม้ว่าจะไม่มี Office อีกต่อไป

 

แก้ไขไฟล์ Office จากไดรฟ์โดยไม่แปลงไฟล์ (ไม่จำเป็นต้องใช้ Office)
เบราว์เซอร์ Chrome เท่านั้น

  1. ติดตั้งส่วนขยาย Office Editing สำหรับเอกสารแผ่นงานและสไลด์ Chrome
  2. เปิด Drive แล้วเปิดไฟล์ Office ไฟล์จะเปิดในเอกสารแผ่นงานหรือสไลด์ แต่เก็บส่วนขยายของ Office ไว้ หากทำการเปลี่ยนแปลงไฟล์จะบันทึกในรูปแบบ Office ดั้งเดิม

 

ทำงานใน Office และซิงค์ไฟล์กับไดรฟ์ (จำเป็นต้องใช้ Office)

  1. หากคุณยังไม่ได้ติดตั้ง Drive File Stream บนคอมพิวเตอร์
  2. ใน Office คลิกไฟล์> เปิดและค้นหาโฟลเดอร์ Google Drive
  3. คลิกไฟล์ Google แล้วคลิกเปิด
  4. แก้ไขไฟล์
  5. การเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่ทำกับไฟล์ใน Office ซิงค์ในไดรฟ์

 

เปิดและแก้ไขไฟล์ Drive ใน Office (จำเป็นต้องใช้ Office)
(Windows เท่านั้น) ในการเปิดไฟล์ Office จาก Office ให้ดาวน์โหลดและติดตั้งปลั๊กอิน Drive สำหรับ Office จากนั้นสามารถเปิดไฟล์ Office ที่มีอยู่จากไดรฟ์หรือบันทึกไฟล์ Office ใหม่ลงในไดรฟ์

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

เพิ่มความคิดเห็นและมอบหมายงานในไฟล์

เพิ่มความคิดเห็นในไฟล์ Google เอกสารชีตและสไลด์และไฟล์อื่น ๆ เช่นไฟล์Microsoft Officeและไฟล์Adobe PDF คนที่ผู้ใช้งานทำงานด้วยสามารถตอบกลับแม้ว่าพวกเขาจะไม่ได้ใช้ Google Workspace ตัวอย่างเช่นหากเพื่อนร่วมงานเปิดไฟล์โดยใช้Microsoft Word พวกเขาจะเห็นความคิดเห็นของผู้ใช้งานในไฟล์และสามารถตอบกลับได้

 

วิธีการแบ่งปันงานของผู้ใช้งาน

  1. ใน Google Drive ให้เลือกไฟล์และคลิกแชร์
  2. ป้อนชื่อของบุคคลที่คุณต้องการแชร์ไฟล์ด้วย
  3. คลิกแก้ไขและเลือกสามารถแก้ไขสามารถแสดงความคิดเห็นหรือสามารถดูได้ขึ้นอยู่กับการเข้าถึงที่ต้องการให้
  4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายในช่องแจ้งเตือนบุคคลแล้วคลิกส่ง

 

วิ๊ธีการมอบหมายงานด้วยการแท็กบุคคลในความคิดเห็น

  1. ในไดรฟ์ให้คลิกสองครั้งที่ไฟล์ที่แชร์ไฟล์ที่สร้างโดยเปิดเอกสารแผ่นงานหรือสไลด์ ไฟล์ที่สร้างขึ้นภายนอกโปรแกรมแก้ไขเอกสารของ Google เช่นไฟล์ Office และ PDF เปิดอยู่ในหน้าตัวอย่างของไดรฟ์
  2. (ไฟล์ที่เปิดในตัวอย่างก่อนไดรฟ์เท่านั้น) ที่ด้านบนให้คลิก เพิ่มเติม> เปิดด้วย> Google เอกสาร, Google ชีตหรือ Google สไลด์
  3. เลือกข้อความที่ต้องการแสดงความคิดเห็น
  4. คลิกความคิดเห็นความคิดเห็น> เพิ่มความคิดเห็น
  5. ป้อนความคิดเห็นของหากต้องการระบุที่อยู่ให้กับบุคคลใดบุคคลหนึ่งให้ป้อนเครื่องหมายบวก (+) และอีเมลของพวกเขาในข้อความแสดงความคิดเห็น ตัวอย่างเช่น: +cassy@solarmora.com
    บุคคลนั้นสามารถทำการเปลี่ยนแปลงและตอบกลับความคิดเห็นได้
  6. เมื่อพอใจกับผลลัพธ์แล้วให้คลิกแก้ไขเสร็จสิ้น

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

ติดตามการเปลี่ยนแปลงไฟล์และโฟลเดอร์ของไดรฟ์

หากมีผู้ทำงานร่วมกันจำนวนมากเป็นสิ่งสำคัญในการติดตามการเปลี่ยนแปลงไฟล์ของผู้ใช้งาน

  • ใน Google Drive สตรีมกิจกรรมจะแสดงว่ามีใครให้ความเห็นแก้ไขย้ายหรือแชร์ไฟล์
  • ใน Google เอกสารชีตและสไลด์ประวัติรุ่นจะแสดงว่าใครทำการเปลี่ยนแปลงใดและเมื่อใด

 

วิธีการดูสตีมใน drive

  1. ในไดรฟ์ที่ด้านบนขวาคลิกดูรายละเอียด
  2. แท็บกิจกรรมจะถูกเลือกโดยอัตโนมัติและกิจกรรมทั้งหมดใน My Drive จะปรากฏ สำหรับแต่ละกิจกรรมรายละเอียดประกอบด้วย:ไฟล์หรือโฟลเดอร์ได้รับผลกระทบ
    ผู้ใช้ที่ทำการเปลี่ยนแปลง
    วันที่และเวลาของกิจกรรม
    ผู้ใช้รายอื่นที่ได้รับผลกระทบจากกิจกรรม
  3. ใน My Drive เลือกรายการใด ๆ เพื่อดูรายละเอียดเฉพาะ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

รับการแจ้งเตือนของ Drive ในการแชท

ในแชทแฮงเอาท์เป็นบัญชีพิเศษที่ผู้ใช้งานสามารถสนทนาเพื่อเชื่อมต่อกับบริการต่างๆ Google Workspace สร้างบอตได้  แต่ผู้ใช้บอตทุกคนสามารถใช้บอตได้ เช่นผู้ใช้งานใช้แชท Google Drive ผู้ใช้งานสามารถรับการแจ้งเตือนในแชทเกี่ยวกับกิจกรรมในไดรฟ์ของผู้ใช้งานได้

 

วิธีการเปิดแจ้งเตือน Drive

  1. เข้าที่ Chat
  2. ทางด้านซ้านคลิกค้นหาคนที่ต้องการแชทหรือค้นหาห้องบอต จากนั้นเข้าที่ Google Drive
  3. จากรายการคำแนะนำให้เลือก Google Drive
  4. ทางด้านใต้ขวาให้ลือก Google Drive Bot จากนั้นกด yes

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

ซิงค์ไฟล์ที่ดาวน์โหลดไปยัง Google Drive โดยอัตโนมัติ

เมื่อผู้ใช้งานดาวน์โหลดไฟล์บนคอมพิวเตอร์ อาจต้องการมันในโทรศัพท์และแท็บเล็ตด้วย แทนที่จะดาวน์โหลดไปยังอุปกรณ์แต่ละเครื่องให้ตั้งค่าไฟล์คอมพิวเตอร์ที่ดาวน์โหลดมาเพื่อซิงโครไนซ์กับ Google Drive ไฟล์ดังกล่าวจะอยู่บนทุกอุปกรณ์

 

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์ไปยัง Drive บน window

  1. หากผู้ใช้งานยังไม่ได้ติดตั้ง Drive File Stream บนคอมเพิวเตอร์ผู้ใช้งานให้ไปที่ C:> ผู้ใช้> ชื่อผู้ใช้
  2. คลิก Drive File Stream drive_file_stream
  3. คลิกเปิด Google Drive โฟลเดอร์ _mydrive
  4. ลากโฟลเดอร์ดาวน์โหลดลงในโฟลเดอร์ Google Drive
  5. เปิด Chromeที่มุมบนขวาคลิกเพิ่มเติม > การตั้งค่า
  6. คลิกการตั้งค่าขั้นสูงและไปที่ดาวน์โหลด
  7. คลิก Chang และในป๊อปอัปนำทางไปยังโฟลเดอร์ดาวน์โหลดที่ผู้ใช้งานลากไปยังโฟลเดอร์ Google Drive ของผู้ใช้งานแล้วคลิกเลือก ตัวเลือกนี้เป็นตำแหน่งดาวน์โหลดเริ่มต้นของผู้ใช้งาน

วิธีการดาวน์โหลดไฟล์ไปยัง Drive บน Mac

  1. บนคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้งานเปิด Finder และไปที่ Macintosh HD> ผู้ใช้> ชื่อผู้ใช้
  2. ลากโฟลเดอร์ดาวน์โหลดลงในโฟลเดอร์ Google Drive
  3. เปิด Chrome แล้วคลิกเพิ่มเติม> การตั้งค่า
  4. คลิกแสดงการตั้งค่าขั้นสูงและไปที่ดาวน์โหลด
  5. คลิก Chang และในป๊อปอัปนำทางไปยังโฟลเดอร์ดาวน์โหลดที่คุณลากไปยังโฟลเดอร์ Google ไดรฟ์
  6. คลิกเลือก Select นี้เป็นตำแหน่งดาวน์โหลดเริ่มต้นของผู้ใช้งาน

หมายเหตุ: หาก Drive File Stream ไม่ทำงานไฟล์จะถูกบันทึกไปยังตำแหน่งอื่น

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

การเข้าถึงไฟล์ Drive ที่เก็บไว้โดยไม่ใช้อินเทอร์เน็ต

เข้าถึงไฟล์ Drive ที่เก็บไว้โดยไม่ใช้อินเทอร์เน็ต

 

เนื่องจากเบราว์เซอร์ Chrome การหยุดทำงานทางอินเทอร์เน็ตไม่ควรป้องกันไม่ให้ทำงานใน Google ไดรฟ์ตั้งค่าการเข้าถึงแบบออฟไลน์เพื่อให้คุณสามารถดูและแก้ไขไฟล์ได้ตลอดเวลา

ตัวอย่าง

ทำงานได้ทุกที่แม้ว่าจะไม่มีอินเทอร์เน็ตแก้ไข Google เอกสารชีตสไลด์และอื่น ๆ ในช่วงที่อินเทอร์เน็ตขัดข้อง
ทำงานในระหว่างเที่ยวบินที่ยาวนานโดยไม่มี Wi-Fi

 

วิธีการตั้งค่า

1.Download Docs offline

2.เลือก 

3.เลือก More tools และเลือก Extension

4.เข้าที่ Google Drive เข้าตั้งค่า Google Drive คลิกเลือก setting

5.เลือก General หรือข้อมูลทั้วไป จากนั้นเลือก offline จากนั้นกดเสร็จสิ้นเป็นการดำเนินการเสร็จสิ้น

 

Device Management

device management หรือการตั้งค่าจัดการอุปกรณ์ สามารถตรวจสอบการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยของระบบและองค์กรณ์ได้ โดยสามารถตั้งค่าได้ดังคู่มือต่อไปนี้

  • การตั้งค่าอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • การบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่
  • การเข้ารหัสอุปกรณ์
  • พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอก
  • การติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่  เป็นต้น

โดยมีรายละเอียดในหัวข้อต่างๆ ดังนี้

การตั้งค่าอุปกรณ์เคลื่อนที่

เป็นการวิธีกการตรวจสอบการตั้งค่าเพื่อความปลอดภัยของข้อมูลและบริษัทระยะไกล และสามารถจัดแอพลิเคชั่นบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ได้ด้วยยกเว้น การปิดอุปกรณ์,การล้างอุปกรณ์เคลื่อนที่,การไม่มีอุปกรณ์อยู่ในระบบของผู้ดูแลระบบ เป็นต้น

การบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่

เป็นการบล็อกอุปกรณ์เคลื่อนที่ให้ไม่สามารถใช้งานได้ปัจจุบันทาง Google Workspaceมีบริการของเฉาะของระบบ Android เท่านั้น ซึ่งสามารถป้องกันการเจาะเข้าระบบและมีการลงระบบให้สามารถอ่านอย่างเดียวเช่นกัน

การเข้ารหัสอุปกรณ์

ระบบจะสามารถเข้ารหัสบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ Android ที่อนุญาตการเข้ารหัสได้ เท่านั้นแต่ต้อวเปิดใช้งานการจัดการอุปกรณ์เคลื่อนที่สำหรับองค์กรก่อน

พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอก

การเก็บข้อมูลจากสื่อภายนอกนั้นสามารถเปิดใช้งานหรือไม่เปิดใช้งานก็ได้ แต่พื้นที่เก็บข้อมูลจากสื่อภายนอกนั้นช่วยให้ผู้ใช้งานไม่สามาระเคลื่อนย้ายข้อมูลที่สำคัญขององค์กรจากแอพลิเคชั่นไปยังอุปกรณ์ได้

การติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่

หากมีการติดตั้ง aplication ไม่ได้โหลดจาก play store สามารถติดตั้งได้แต่ต้องปิดการติดตั้ง aplication ในอุปกรณ์เคลื่อนที่ก่อนเท่านั้น

 

Drive สำหรับ Google Workspace คืออะไร

Google Drive เป็นระบบจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ในที่เดียว โดยเป็นระบบการทำงานแบบ cloud ทำให้สามารถจัดเก็บ เข้าถึง และแชร์ไฟล์ ได้ทุกผ่านทุกอุปกรณ์ ทุกที่ ทุกเวลา เพียงแค่มีอินเตอร์เน็ต

จุดเด่นของ Google Drive

  • สามารถจัดระเบียบไฟล์ของทีมในพื้นที่ที่ใช้ร่วมกัน ได้ผ่านการแยก Drive Private และ Plublic
  • สามารถเปิด File ผ่าน Browser ได้เลย โดยไม่ต้องติดตั้ง Software
  • สามารถใช้งานร่วมกับ App Third Party ที่มีอยู่ใน gsuite market place กว่า 100 รายการ
  • สามารถซื้อพื้นที่เพิ่มได้สูงสุด 30 TB

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย