สำหรับบริษัทหรือองค์กรที่ใช้งาน Google Workspace หรือหลายท่านอาจคุ้นกับชื่อเดิม (G Suite) ชุดบริการบนคลาวด์ใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันขององค์กร ซึ่งประกอบด้วย Email, Google Drive, Google Meet, Google Docs, Google Sheets และ Google Slides เป็นต้น ซึ่งมีแผนบริการหลักๆอยู่ 4 ประเภทให้เลือกใช้งานตามความต้องการที่เหมาะสมกับบริษัทหรือองค์กรนั้นๆ คือ Business Starter, Business Standard, Business Plus หรือ Enterprise

ซึ่งบริษัทหรือองค์กรที่ใช้งานมาซักระยะ ในบางกรณีองค์กรอาจมีเหตุผลที่ต้องการ ดาวน์เกรด (Downgrade) แผนบริการอาจจะเพื่อลดต้นทุน หรือ เพื่อปรับให้ตรงกับการใช้งานจริง บทความนี้จะอธิบายถึงกระบวนการและข้อควรระวังเบื้องต้นเมื่อต้องการการดาวน์เกรด Google Workspace

สาเหตุของการดาวน์เกรด Google Workspace

• แผนบริการที่ใช้งานอยู่เป็นแผนที่เกินกว่าความต้องการใช้งานของผู้ใช้งาน ทำให้ไม่จำเป็นต้องใช้ฟีเจอร์หรือพื้นที่เก็บข้อมูลที่มากเกินไป
  
• ต้องการควบคุมงบประมาณต้องการลดต้นทุนในส่วนนี้ลงเพื่อให้ไม่สูญเสียค่าใช้จ่ายมากเกินความจำเป็น
  

เราจะดาวน์เกรด Google Workspace ได้เมื่อไหร่และอย่างไร ?

ในกรณี ดาวน์เกรด Google Workspace ที่เราจะพูดถึงกันในบนความนี้เป็นการดาวน์เกรด Google Workspace Google Workspace กับทางผู้ให้บริการ Google Workspace ที่เป็น Reseller กับทาง Google โดยตรงโดยหากท่านใช้งานกับทาง Reseller อยู่แล้วนั้นท่านสามารถแจ้งกับผู้ให้บริการที่ท่านใช้บริการอยู่โดยขอคำแนะนำจากผู้ให้บริการและแจ้งความต้องการที่ต้องการดาวน์เกรด เพื่อให้ผู้ให้บริการแนะนำแผนบริการขั้นที่รองลงมาจากที่ท่านใช้งานอยู่

ช่วงที่จะทำการดาวน์เกรด Google Workspace คือช่วงระหว่างการต่ออายุระบบซึ่งท่านต้องปรึกษาและเตรียมตัวทุกอย่างให้พร้อมก่อนที่จะถึงช่วงต่ออายุระบบเพื่อให้การดาวน์เกรด สำเร็จได้อย่างราบรื่นไม่ส่งผลต่อการใช้งาน

ข้อควรระวังหรือสิ่งที่ต้องกัดการเมื่อต้องการดาวน์เกรด Google Workspace

เมื่อเปลี่ยนแผนบริการลงมายังแผนบริการที่ต่ำกว่าแผนบริการเดิมที่ใช้งานย่อมมีผลกระทบเล็กน้อยที่ผู้ใช้งานต้องทราบร่วมกัน และปรับการใช้งานในบางอย่างเช่น

• การลดพื้นที่เก็บข้อมูล แผนบริการที่ต่ำลงมาจะมีพื้นที่เก็บข้อมูลลดลงด้วย ดังนั้นควรตรวจสอบพื้นที่ที่ใช้อยู่ปัจจุบันเพื่อให้แน่ใจว่าไม่เกินแผนบริการที่จะเปลี่ยนไปใช้งานเพื่อป้องกันพื้นที่เต็มได้
  
• การปรับลดโควต้าผู้ใช้งานให้ลดลงจากแผนบริการเดิมช่วงที่ดาวน์เกรด ต้องปรับโควต้าผู้ใช้งานในตรงตามจำนวนที่จะดาวน์เกรดเพื่อป้องกัยปัญหาที่จะเกิดขึ้นในช่วงดาวน์เกรด
  
• ต้องศึกษาความแตกต่างของแผนบริการที่จะดาวน์เกรดไปใช้งานก่อน ว่ามีความแตกต่างอย่างไรกับ แผนบริการปัจจุบัน และจะต้องเสียฟังก์ชันการใช้งานส่วนใดไปบ้างเพื่อแจ้งกับผู้ใช้งานให้ทราบก่อนทำการดาวน์เกรด
  
• หากทำการ ดาวน์เกรดไปใช้งานแผนบริการที่ตำกว่าแล้วจะไม่สามารถกลับมาใช้งานแผนบริการปัจจุบันได้อีกในรอบต่ออายุรอบปีนั้นๆ หรือในบางกรณีหากต้องการกลับมาใช้งานแผนบริการเดิมหรือสูงกว่าจะต้องชำระค่าบริการของแผนบริการใหม่เพิ่มเติม
  
• การสูญเสียฟีเจอร์ขั้นสูงบางอย่างที่แผนบริการเดิมมี เช่น การบันทึกการประชุมใน Google Meet, ฟีเจอร์ด้านความปลอดภัย และฟีเจอร์บางอย่างที่มีในเฉพาะแผนบริการนั้นๆจะไม่มีในแผนที่ต่ำกว่า
  

ข้อมูลโดยสรุป

การดาวน์เกรด Google Workspace เป็นวิธีที่องค์กรสามารถควบคุมงบประมาณและควบคุมการใช้งานได้อย่างเหมาะสมกับสถานการณ์ที่อาจเปลี่ยนไปในองค์กร ซึ่งสามารถทำได้แต่ควรมีการประเมินผลกระทบอย่างรอบคอบและแจ้งผู้ใช้งานภายในองค์กรให้ครบถ้วนเพื่อเตรียมการก่อนการเปลี่ยนแปลงและเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานขององค์กรจะไม่สะดุดหรือเกิดปัญหาจากการสูญเสียฟีเจอร์ที่สำคัญบางประการไป

บทความที่เกี่ยวข้อง

• สาเหตุที่ไม่พบอีเมลที่ส่งเข้ามาใน Inbox ของ GoogleWorkspace(Gmail)
• วิธีนำอีเมลจาก Email Google Workspace เข้าไว้ใน Gmail
• Google workspace สามารถใช้ได้กี่อีเมลภายใน 1 โดเมน ?
• Google Workspace ได้พื้นที่เก็บข้อมูลเท่าใด และมีพื้นที่ขนาดเท่าใดให้เลือกใช้บ้าง ?
• ถ้าเผลอลบข้อมูล Google Drive ไปแล้วจะกู้คืนได้ไหม ?

บทความที่น่าสนใจ