วิธีการสร้างกฎการเก็บรักษา อย่างง่าย ของห้องนิรภัย Google

วิธีสร้างกฎการเก็บรักษา อย่างง่าย

1.ลงชื่อเข้าใช้ระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

 

3.คลิกที่ แอป ทางด้านขวามือ เลื่อนหา Vault แล้วคลิก Vault

4.คลิกที่ Retention ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ

 

5.เลือก แอป ที่ต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา คลิกได้เลย

6.ให้ติ๊กถูกที่ ช่องสี่เหลี่ยม เพื่อสร้างกฎการเก็บรักษา

7.ให้เลือกระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล

  1. เก็บไว้อย่างไม่มีกำหนด
  2. เก็บไว้ กี่วัน นับจากวันที่ส่งข้อความ

เสร็จแล้วคลิก Save

 

เพียงเท่านี้ ก็เสร็จสิ้นการสร้างกฎการเก็บรักษา แบบอย่างง่าย

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ห้องนิรภัยหมดอายุยังสามารถใช้ต่อได้ไหม?

ห้องนิรภัยหมดอายุข้อมูลยังอยู่ไหม?

หากห้องนิรภัยหมดอายุลงแล้วทางระบบของ Google จะมีการเก็บข้อมูลไว้อีก 30 วันจึงจะลบออกจากระบบอย่างถาวรดังนี้

  • หากห้องนิรภัยหมดอายุการใช้งานระบบจะลบออกจากหน้าของผู้ใช้งานทันทีแต่ในหน้าของ Admin ยังสามารถใช้งานได้ตามปกติเช่น ค้นหา ส่งออก หรือระงับข้อความ หากพื้นระยะเวลา 30 วันไปแล้วระบบจะลบข้อมูลออกอย่างถาวร
  • ข้อความที่ผู้ใช้งานลบออกจากกล่องจดหมายระบบจะรักษาข้อความนั้นไม่เกิน 30 วัน เช่นผู้ใช้งานลบออกจากถังขยะก่อนวันหมกอายุ 25 วันระบบจะเก็บข้อความนั้นไว้ในระบบอีก 5 วันหลังจากนั้นจะไม่สามารถดูข้อความดังกล่าวได้อีก
  • ข้อความใน Gmail หากมีการลบนานกว่า 30 วันเมื่อถึงวันหมดอายุระบบจะล้างออกทั้งหมดไม่สามารถดูข้อความดังกล่าวได้อีก
  • Drive ระบบจะล้างออกภายใน 15 วันหลังวันหมดอายุจะไม่สามารถดูข้อมูลได้อีก
  • Hangout ระบบจะเก็บข้อมูลไว้ 30 วันหลังจากนำข้อมูลออกจากระบบ ระบบจะเริ่มลบในวันที่ 30 อาจจะใช้เวลาลบนานเพราะขึ้นอยู่กับข้อความการสนทนาที่ต้องการลบอย่างถาวร

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace คืออะไร

เนื่องจากการใช้งานผลิตภัณฑ์  Google Workspace ซึ่งเป็นระบบ email ของ Google ที่มีหน้าตาคล้าย Gmail มากแต่โดเมนจะเป็น@Company ของผู้ซื้อบริการอย่างเช่น A@Company.com

ซึ่งในการใช้งานนั้นจะต้องมีผู้ดูแลระบบหรือ Admin ซึ่งเป็นใหญ่สุดในระบบที่สามารถเข้าจัดการ User ภายในโดเมน@company.com ได้และที่มากกว่านั้นผู้ดูแลระบบยังสามารถกำหนดหรือมอบหมายสิทธิ์ให้ Email ใดภายใต้โดเมนทำหน้าที่อะไรรวมถึงกำหนดการจ่ายเงินหรือการตรวจสอบ Log ในการรับส่ง Email ภายในและภายนอกองค์กรถือว่าเป็นระบบที่ดีและครอบคลุมอย่างมากตอบสนองความสะดวกต่อระบบองค์กร

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

รู้หรือไม่ ข้อจำกัดใน Google Site มีอะไรบ้าง

ข้อจำกัดของ Google Site หรือ Site ที่เราใช้งานผ่านระบบ Google Workspace ยังมีข้อจำกัดดังนี้

 

  • ขนาดของพื้นที่จัดเก็บ Site มีขนาดสูงสุด 10 GB เท่านั้น
  • web site อยู่ภายใต้โดเมนของ Google เช่น testtechnolo.gSuite.com
  • สามารถใช้งาน Site โดยที่ไม่มี Internet ไม่ได้ต้องเชื่อมต่อ Internet เท่านั้น
  • ยังไม่สามารถทำงานร่วมกับ Scrip อื่นได้

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ Google Workspace โดยทีม Support ไทย

Jam board คืออะไร เกี่ยวข้องอย่างไรกับ Google Workspace

 

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

google มีการเปิดตัว Jam board ซึ่งเป็นฟังก์ชั่นของไวท์บอร์ด ขนาดหน้าจอ 55″ ความระเอียดมากถึง 4K อีกทั้งมีลำโพงภายในตัวและสามารถเชื่อต่อ wi-fi ได้อีกซึ่งผู้ใช้งานสามารถร่วมแสดงความคิดเห็นไม่ว่าจะเป็นการร่วมสัมนาหรือการร่วมประชุมสามารถถ่ายทอดผ่านไวท์บอร์ดได้และยังสามารถเชื่อมต่อไฟล์ข้อมูลหรือต้องการดึงข้อมูลมาเพื่อเป็นสื่อในการประชุมก็ได้เช่นกันหลังจากประชุมเสร็จหากต้องการบันทุกไฟล์ข้อมูลที่อยู่บนไวท์บอร์ดสามารถบันทึกไว้บน Drive ได้

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

ที่มากกว่านั้น Jam board ยังสมารถเชื่อมต่อกันได้ทุกที่ไม่ว่าจะอยู่ในประเทศหรือต่างประเทศหรือใช้งานผ่านมือถือด้วยแอพลิเคชั่นของ Jam board ซึ่งถือว่าสะดวกมากต่อผู้ดำเนินธุรกิจ

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ Google Workspace โดยทีม Support ไทย

การใช้โอเปอเรเตอร์ค้นหาข้อมูล

การใช้โอเปอเรเตอร์ในการค้นหาข้อมูล

เมื่อเราต้องการค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยของ Google เราจะต้องระบุโอเปอเรเตอร์ในการค้นหาในช่อง คำ เพื่อให้การค้นหาของเราแคบลงหรือกว้างขึ้นเองได้หรือตามที่เรากำหนดเอง ห้องนิรภัยมีการสนับสนุนโอเปอเรเตอร์อยู่หลายแบบ เช่น

  • โอเปอเรเตอร์บูลีน ( AND , OR , NOT )
  • โอเปอเรเตอร์ของ Gmail เช่น to , cc และ bcc เราใช้โอเปอเรเตอร์สัญลักษณ์แทน ( * ) เพื่อค้นหาข้อมูลในอีเมลล์ และ ข้อความกลุ่มได้ โดยให้ใช้เครื่องหมาย * ตรงท้ายข้อความที่ค้นหา เป็นตัวหลักหรือเป็นตัวยึดตำแหน่งใช้สำหรับคำที่ไม่ทราบ หรือ คำที่เป็นสัญลักษณ์แทน โอเปอเรเตอร์ที่ใช้เป็นสัญลักษณ์แทน สามารถใช้ได้กับที่ท้ายข้อความที่จะค้นหาเท่านั้น
  • โอเปอเรเตอร์ของ ไดรฟ์ เช่น type: และ owner:
  • เครื่องหมายคำพูดคือการใช้เพื่อระบุวลีที่ตรงกันหรือคำที่ทราบหรือแน่ใจว่าตรงกันทั้งหมด เช่น “top secret widget”
  • เครื่องหมายขีดกลาง (-) ใช้เพื่อยกเว้นข้อความทั้งหมดที่อยู่ข้างหลังเครื่องหมายขีดกลาง
    • การใช้ -in:trash เพื่อไม่เอาไฟล์รวมที่อยู่ใน Google ไดรฟ์ที่อยู่ในถังขยะ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ทำไมต้องใช้ห้องนิรภัย ?

การใช้ห้องนิรภัยจะใช้ในกรณีดังต่อไปนี้

  1. การเก็บข้อมูลถาวร การที่เราตั้งกฎการเก็บรักษาของข้อมูล เพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อมูลนั้นไว้ก่อน ที่จะนำออกจากบัญชีหรือลบออกจากบัญชีผู้ใช้ และ ลบข้อมูลนั้นออกจากระบบ Google ด้วย
  2. การระงับการใช้ข้อมูลระหว่างการดำเนินคดี การกำหนดการระงับการใช้ข้อมูลกับผู้ใช้ระบบ เพื่อเก็บข้อมูลนั้นไว้โดยไม่มีกำหนดในระหว่างการดำเนินคดี หรือ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของทางกฏหมาย หรือ ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาข้อมูลอื่นๆ
  3. การค้นหาข้อมูล การค้นหาข้อมูลของโดเมนที่ตามบัญชีผู้ใช้ระบบ โดยใส่หน่วยงาน หรือ หน่วยขององค์กร วันที่ คีย์เวิร์ด และ ห้องนิรภัยการรองรับการค้นหาข้อมูล ที่ใช้โอเปอเรเตอร์บูลีน และ สัญลักษณ์แทน
  4. การส่งออกของข้อมูล การส่งออกของข้อมูลใช้เพื่อการประมวลผลและตรวจสอบข้อมูลเพื่มเติม
  5. การรายงานการตรวจสอบ ใช้สำหรับรายงานการตรวจสอบข้อมูลของห้องนิรภัย เพื่อดูการดำเนินการของผู้ใช้ระบบของห้องนิรภัย ในช่วงเวลาที่ระบุไว้

ความโปร่งใส

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.co.th

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีการเลือกซื้อ Google Workspace ให้ตรงกับความต้องการของเรา

เนื่องจาก Google Workspace มีการเปิดให้บริการหลายประเภทซึ่งแต่ละประเภทจะเหมาะกับการใช้งานแต่ละองค์กรแต่งต่างกันดังนี้

ประเภท  Basic

เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็กไปจนถึงองค์กรขนาดกลางซึ่ง Google Workspace ประเภท Basic นั้นจะมีพื้นที่แต่ละ User 30 GB ตรงกับความต้องการของผู้ใช้

ประเภท Business

เหมาะสำหรับองค์กรขนาดกลางไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ซึ่งต้องการใช้พื้นที่เยอะโดย Google Workspace ประเภท Business นั้นจะมีพื้นที่แต่ละ User 1TB

ประเภท Enterprise

เหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องการใช้งานพื้นที่เยอะแต่ที่ Enterprise มีมากกว่าแบบ Business นั้นคือมีการควบคลุม Cloud Identity แบบ Premiume และ Discovery เป็นกระบวนการค้นหาและเรียกข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

 

การเลือกซื้อ Google Workspace แต่ละประเภทนั้นขึ้นอยู๋กับการใช้งานของผู้ใช้งานภายในองค์กรซึ่งราคาของ Google Workspace นั้นจะแตกต่างกันออกไปสามารถดูข้อมูลเรื่องราคาได้ดังนี้

 

บทความที่เกี่ยวข้อง

Google Workspace คิดราคาอย่างไร

ซื้อ Google Workspace กับ Google เองกับซื้อกับตัวแทนในไทยต่างกันอย่างไร

 

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ Google Workspace โดยทีม Support ไทย

ซื้อ Google Workspace กับ Google เองกับซื้อกับตัวแทนในไทยต่างกันอย่างไร

หลายคนสงสัยว่าการซื้อ Google Workspace ด้วยตนเองโดยตรงกับซื้อผ่านตัวแทนจำหน่าย Google Workspace แตกต่างกันอย่างไร ?

การซื้อ Google Workspace ด้วยตนเองโดยผ่านระบบของ Google โดยตรงนั้นผู้ใช้งานจะต้องมีความรู้ในระดับหนึ่งหรือเคยมีการใช้งานระบบ Google Workspace มาแล้วเพราะการสอบถามปัญหากับทาง Google นั้นต้องทำการเปิด Tricket เท่านั้นซึ่งถือว่าแตกต่างกันระหว่าการซื้อระบบผ่านตัวแทนจำหน่าย Google Workspace อย่างเช่น

  • ตัวแทนจำหน่ายในประเทศนั้นๆจะมีการสื่อสารกันได้ง่าย
  • การ support ระบบได้รวดเร็ว
  • การแก้ปัญหาหรืออธิบายปัญหาได้ระเอียดและเข้าใจกันโดยผ่านการสื่อสารเช่น การโทรคุย เป็นต้น
  • ราคาในการซื้อจะถูกกว่าไปติดต่อ Google โดยตรง

สำหรับข้อแตกต่างระหว่างการซื้อระบบของ Google Workspace ด้วยตนเองกับซื้อผ่านตัวแทนจำหน่ายของ Google Workspace ถือว่าแตกต่างกันอย่างมาก

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ควรเลือกซื้อ Google Workspace ที่ไหนดี

การเลือกซื้อบริการระบบของ Google Workspace กับตัวแทนจำหน่ายในประเทศไทยซึ่งการเลือกซื้อบริการนั้นผู้ให้บริการควรมีดังนี้ค่ะ

  • ระบบ email ที่มีความสเถียร

การเลือกใช้งานระบบ email ที่ดีที่สุด เท่าที่จะเป็นไปได้เพราะช่วยในเรื่องการประสานงานและการแก้ไขปัญหาที่ยุ่งยากสำหรับผู้ใช้งานระบบ email หรือผู้ที่ไม่มีความรู้เกี่ยวกับระบบ email จะต้องแก้ไขปัญหาอย่างไรเพราะฉะนั้นการเลือกระบบ email ที่ดีที่สุดถือว่าเป็นจุดสำคัญ

  • การ support ที่ดี

เนื่องจากการใช้งานระบบ email ของทุกองค์กรณ์จะมีปัญหาแตกต่างกันออกไปซึ่งจะต้องมีผู้ Support หรือผู้ใช้งานสามารถติดต่อกับผู้ที่สามารถแก้ไขปัญหานั้นๆได้ซึ่งหากเป็นผู้ที่เชี่ยวชาญแต่การทำงานของระบบ email จะสามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็วโดยเข้าถึงปัญหาและสามารถประสานงานกับฝ่ายต่างๆที่เกี่ยวข้องให้แก้ปัญหาได้อย่างรวดเร็วที่สุด

  • เลือกซื้อกับบริษัทที่มั่นคง

การเลือกซื้อระบบ email กับบริษัทผู้ให้บริการใดก็ตามผู้ให้บริการหรือบริษัทนั้นจะต้องมีการเปิดทำการมามากพอสมควรหรือมีการวางจำหน่ายผลิตภัณฑ์ที่มีการชำนาญในการแก้ปัญหาระบบ email

  • เวลาในการ support ระบบ email

หากผู้ใช้งานมีปัญหาเกี่ยวกับระบบ email ผู้ใช้งานต้องติดต่อกับเจ้าหน้าที่ที่ให้บริการระบบ email ได้ตลอดไม่ว่าจะเป็นในเวลาทำการหรือนอกเวลาทำการเพราะระบบ email จะเป็นการทำงานไม่มีวันหยุดผู้ให้บริการต้องมีการ support ตลอดถือว่าเป็นจุดขายของผู้ให้บริการอย่างมาก เช่นผู้ให้บริการทำการในเวลา จ-ศ แต่ผู้ใช้งานมีปัญหาหรือระบบ email มีปัญหาวันเสาร์ถือว่าเป็นนอกเวลาทำการ ผู้ใช้งานต้องสามารถติดต่อผู้ให้บริการได้

  • ระยะเวลาในการรับส่ง Email

การรับ- ส่ง email แต่ละฉบับหากผู้ส่ง A@Companyname ส่งให้ B@Companyname เวลา 09.54 B@Companyname ต้องได้รับ email เวลา 09.54 เช่นกันซึ่งในส่วนนี้ต้องเป็นการทำงานของระบบ Server ที่มีประสิทธิภาพจะไม่มีปัญหาระบบ email Deray เด็ดขาดซึ่งระบบ server ที่มีประสิทธิภาพนั้นจะมีราคาค่อนข้างสูงอย่างมากก่อนการตัดสินใจซื้อต้องไม่มีปัญหาดังกล่าวเกิดขึ้นกับบริษัทที่ติดสินใจซื้อบริการ

  • ราคาของบริการ

ราคานั้นต้องขึ้นอยู่กับการให้บริการโดยราคาจะต้องสมเหตุสมผลของผู้ให้บริการโดยราคาจะต้องไม่สูงเกินไปหรือต่ำเกินไปซึ่งราคาที่สูงเกินไปผู้ซื้อไม่สามารถจับต้องได้ส่วนราคาที่ต่ำเกินไปผู้ซื้อจะมองว่าบริการดีไหมระบบปลอดภัยหรือไม่อาจทำให้ผู้ซื้อลังเลได้

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace