วิธีการสร้างกฎการเก็บรักษา อย่างง่าย ของห้องนิรภัย Google

วิธีสร้างกฎการเก็บรักษา อย่างง่าย

1.ลงชื่อเข้าใช้ระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

 

3.คลิกที่ แอป ทางด้านขวามือ เลื่อนหา Vault แล้วคลิก Vault

4.คลิกที่ Retention ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ

 

5.เลือก แอป ที่ต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา คลิกได้เลย

6.ให้ติ๊กถูกที่ ช่องสี่เหลี่ยม เพื่อสร้างกฎการเก็บรักษา

7.ให้เลือกระยะเวลาการเก็บรักษาข้อมูล

  1. เก็บไว้อย่างไม่มีกำหนด
  2. เก็บไว้ กี่วัน นับจากวันที่ส่งข้อความ

เสร็จแล้วคลิก Save

 

เพียงเท่านี้ ก็เสร็จสิ้นการสร้างกฎการเก็บรักษา แบบอย่างง่าย

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

การใช้โอเปอเรเตอร์ค้นหาข้อมูล

การใช้โอเปอเรเตอร์ในการค้นหาข้อมูล

เมื่อเราต้องการค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยของ Google เราจะต้องระบุโอเปอเรเตอร์ในการค้นหาในช่อง คำ เพื่อให้การค้นหาของเราแคบลงหรือกว้างขึ้นเองได้หรือตามที่เรากำหนดเอง ห้องนิรภัยมีการสนับสนุนโอเปอเรเตอร์อยู่หลายแบบ เช่น

  • โอเปอเรเตอร์บูลีน ( AND , OR , NOT )
  • โอเปอเรเตอร์ของ Gmail เช่น to , cc และ bcc เราใช้โอเปอเรเตอร์สัญลักษณ์แทน ( * ) เพื่อค้นหาข้อมูลในอีเมลล์ และ ข้อความกลุ่มได้ โดยให้ใช้เครื่องหมาย * ตรงท้ายข้อความที่ค้นหา เป็นตัวหลักหรือเป็นตัวยึดตำแหน่งใช้สำหรับคำที่ไม่ทราบ หรือ คำที่เป็นสัญลักษณ์แทน โอเปอเรเตอร์ที่ใช้เป็นสัญลักษณ์แทน สามารถใช้ได้กับที่ท้ายข้อความที่จะค้นหาเท่านั้น
  • โอเปอเรเตอร์ของ ไดรฟ์ เช่น type: และ owner:
  • เครื่องหมายคำพูดคือการใช้เพื่อระบุวลีที่ตรงกันหรือคำที่ทราบหรือแน่ใจว่าตรงกันทั้งหมด เช่น “top secret widget”
  • เครื่องหมายขีดกลาง (-) ใช้เพื่อยกเว้นข้อความทั้งหมดที่อยู่ข้างหลังเครื่องหมายขีดกลาง
    • การใช้ -in:trash เพื่อไม่เอาไฟล์รวมที่อยู่ใน Google ไดรฟ์ที่อยู่ในถังขยะ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ทำไมต้องใช้ห้องนิรภัย ?

การใช้ห้องนิรภัยจะใช้ในกรณีดังต่อไปนี้

  1. การเก็บข้อมูลถาวร การที่เราตั้งกฎการเก็บรักษาของข้อมูล เพื่อกำหนดระยะเวลาที่จะเก็บข้อมูลนั้นไว้ก่อน ที่จะนำออกจากบัญชีหรือลบออกจากบัญชีผู้ใช้ และ ลบข้อมูลนั้นออกจากระบบ Google ด้วย
  2. การระงับการใช้ข้อมูลระหว่างการดำเนินคดี การกำหนดการระงับการใช้ข้อมูลกับผู้ใช้ระบบ เพื่อเก็บข้อมูลนั้นไว้โดยไม่มีกำหนดในระหว่างการดำเนินคดี หรือ การปฏิบัติตามข้อกำหนดของทางกฏหมาย หรือ ภาระหน้าที่ในการเก็บรักษาข้อมูลอื่นๆ
  3. การค้นหาข้อมูล การค้นหาข้อมูลของโดเมนที่ตามบัญชีผู้ใช้ระบบ โดยใส่หน่วยงาน หรือ หน่วยขององค์กร วันที่ คีย์เวิร์ด และ ห้องนิรภัยการรองรับการค้นหาข้อมูล ที่ใช้โอเปอเรเตอร์บูลีน และ สัญลักษณ์แทน
  4. การส่งออกของข้อมูล การส่งออกของข้อมูลใช้เพื่อการประมวลผลและตรวจสอบข้อมูลเพื่มเติม
  5. การรายงานการตรวจสอบ ใช้สำหรับรายงานการตรวจสอบข้อมูลของห้องนิรภัย เพื่อดูการดำเนินการของผู้ใช้ระบบของห้องนิรภัย ในช่วงเวลาที่ระบุไว้

ความโปร่งใส

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.co.th

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

การใช้ห้องนิรภัยกู้ข้อมูลคืน Gmail

การใช้ห้องนิรภัยเพื่อเรียกข้อความคืน Gmail

ถ้าหากคุณเคยลบข้อมูลออกไปอย่างถาวร คุณอาจจะเรียกข้อมูลนั้นคืนมาได้

ข้อมูลที่ถูกลบภายใน 25 วันที่ผ่านมา 

ถ้าข้อมูลของคุณถูกลบไม่เกิน 25 วัน หรือ ภายใน 25 วันที่ผ่านมา เราขอแนะนำให้คุณเข้าไปใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ google เพื่อใช้ในการเรียกคืนหรือกู้ข้อมูลของ Google ไดรฟ์ หรือ Gmail ของผู้ใช้

ข้อความ ข้อมูล Gmail ที่ถูกโดนลบออกเกิน 25 วันที่ผ่านมา

ถ้าข้อมูลที่โดนลบออกไปเกินหรือเลย 25 วันผ่าานมาแล้ว คุณก็สามารถใช้ห้องนิรภัยในการเรียกคืนข้อความหรือข้อมูล Gmail ซึ่งจะเป็นไปตามของกฎการเก็บรักษาข้อมูลหรือการระงับข้อมูล

  1. การส่งออกข้อความหรือข้อมูลที่ถูกลบออกจากห้องนิรภัยเป็นไฟล์ mbox
  2. ให้เลือก ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ดังต่อไปนี้ เพื่อนำข้อความเข้าเข้าสู่ Gmail

รูปภาพที่เกี่ยวข้อง

รูปภาพอ้างอิงจาก : https://www.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

 

 

ตำแหน่งภูมิศาสตร์สำหรับส่งข้อมูลของ Vault

การเลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย

เมื่อเราต้องการส่งข้อมูลออกจากห้องนิรภัย เราสามารถเลือกตำแหน่งทางภูมิศาสตร์สำหรับเก็บไฟล์ที่ส่งออกได้ ผู้ที่ดูแลระบบที่ใช้ นโยบายภูมิภาคข้อมูล จะเลือกตัวเลือกนี้ให้กับผู้ใช้คนไหนหรือรายใดก็ได้ ที่มีใบอนุญาตของ Google Workspace Enterprise หรือ Google Workspace Business

เมื่อเราเริ่มการส่งออกข้อมูล ของห้องนิรภัยจะเลือกภูมิภาคข้อมูลล่วงหน้าโดยจะพิจารณาจากภูมิภาคที่ได้รับมอบหมายให้กับเจ้าของกรณี ให้คุณเลือก ตัวเลือกใดตัวเลือกหนึ่ง ดังต่อไปนี้

  • ไม่มีการตั้งค่า
  • สหรัฐอเมริกา
  • ยุโรป

ทางเลือกของคุณอาจจะทำให้ห้องนิรภัยประมวลผลในการส่งข้อมูลออกของคุณนั้น อาจจะนานมากขึ้น เราขอแนะนำให้คุณตรวจสอบกับทางบุคลากร ที่เกี่ยวข้องก่อนจะดำเนินการต่อ เพื่อดูว่าองค์กรของคุณมีข้อกำหนด เฉพาะเรื่องภูมิภาคข้อมูลหรือไม่

ผลการค้นหารูปภาพสำหรับ เลือกตำแหน่งสำหรับข้อมูลส่งออกของห้องนิรภัย

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

 

ดู Caseใน Google Workspace ห้องนิรภัย

หลังจากลงชื่อเข้าใช้ Google Workspace ห้องนิรภัยแล้ว และเข้ามาในระบบแล้ว คุณจะเห็นหน้า กรณี ซึ่งในหน้านี้จะแสดงกรณีทั้งหมดที่เปิดอยู่และบัญชีของคุณสามารถเข้าถึงได้ รวมถึงกรณีที่เราสร้างด้วย และกรณีที่แชร์กับเรา

  • ให้คลิก My Case> แชร์กับฉัน ปิด หรือคลิกที่ ถังขยะ เพื่อดูกรณีในประเภทนั้นๆ
  • ให้คลิกส่วนหัวคอลัมน์เพื่อเรียงลำดับกรณีตาม ชื่อ , เจ้าของ หรือ เข้าถึงครั้งล่าสุด
  • คลิกที่กรณีในรายการเพื่อเปิด

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://support.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

เทคโนโลยีแลนด์ ตัวแทนจำหน่าย Google Workspace

ระยะเวลาเก็บข้อมูล Google Workspace ก่อนลบออกจากระบบ

การกำหนดนโยบายเริ่มต้นของการเก็บรักษา เพื่อควบคุมระยะการเก็บรักษาของข้อมูลก่อนที่จะลบออกจากบัญชีของผุ้ใช้ และบัญชีในระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร ในระบบองค์กรของคุณควรที่จะมี นโยบาย ว่าควรจะเก็บรักษาข้อมูลไว้ได้นานเท่าไร

วิธีการทำงานของการเก็บรักษาข้อมูล

  1. เมื่ออยู่ในหน้าห้องนิรภัยแล้ว ให้คลิก การเก็บรักษา ทางด้านซ้ายมือ
  2. ภายใต้ของ กฎการเก็บรักษาของข้อมูลเริ่มต้น ให้คลิกที่บริการ เช่น ไดรฟ์ อีเมลล์
  3. ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
  4. ให้เลือกระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อความหรือไฟล์
    • ให้เลือก ไม่จำกัด เพื่อให้เก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร จากนั้น ให้คลิกที่ บันทึก เพื่อสร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อย
    • ป้อนจำนวนวัน โดยเลือกได้ตั้งแต่ 0 ถึง 36,500 ในส่วนของ
      • อีเมลล์ , Groups และ ข้อความ จะนับจากวันที่ส่งข้อความครั้งสุดท้าย
      • ไดรฟ์ จะนับจากวันที่สร้างไฟล์หรือแก้ไขครั้งล่าสุด
  5. ให้เลือกการดำเนินการ กับข้อมูลเมื่อข้อมูลพ้นระยะเวลาที่เลือกไว้
    • ถ้าหากเลือกตัวเลือกแรก เพื่อจำกัดเฉพาะข้อความหรือไฟล์ที่ ผู้ใช้ลบไปแล้ว
    • ถ้าหากเลือกตัวเลือกที่สอง เพื่อกำจัดข้อความและไฟล์ทั้งหมด ซึ่งรวมทั้งข้อมูลในกล่องจดหมายและไดรฟ์ของผู้ใช้ด้วย จนถึงข้อมูลที่ถูกลบไปแล้ว
  6. คลิกถัดไป

รูปภาพที่เกี่ยวข้อง

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

 

ห้องนิรภัย Google มีวิธีการจัดการข้อมูลลับของ Gmail อย่างไร

ห้องนิรภัย Google มีวิธีการจัดการข้อมูลลับของ Gmail อย่างไร

โหมดข้อมูลลับของ Gmail ช่วยทำให้ผู้ใช้งานได้จำกัดสิทธิ์ผู้รับในการเข้าถึงอีเมลล์ต่างๆ ที่มีเนื้อหาความสำคัญ ฟังก์ชันนี้สามารถใช้ได้กับผู้ใช้ Gmail ที่เป็นบุคคลทั่วไปและโดเมนของ Google Workspace ทั้งหมด

การที่คุณส่งข้อความและไฟล์แนบด้วยโหมดข้อมูลลับเพื่อปกป้องข้อมูลที่สำคัญได้ เช่น การตั้งค่าวันที่หมดอายุ การกำหนดให้ผู้รับใส่รหัสผ่าน หรือการนำตัวเลือกการส่งต่อออก หรือ ผู้รับจะได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับดำเนินการที่คุณกำหนดไว้

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ส่งจากผู้ใช้ในโดเมน

หากคุณเปิดโหมดของข้อมูลลับใน Gmail ห้องนิรภัยของ Google จะเก็บรักษาของข้อมูลไว้ และจะส่งออกของข้อความไปในโหมดของข้อมูลลับ ของทั้งหมดที่ส่งจากผู้ใช้ได้

ข้อความในโหมดข้อมูลลับที่ได้รับจากภายนอกโดเมน

ถึงแม้ว่าโดเมนจะปฏิเสธการเปิดโหมดข้อมูลลับของ Gmail ผู้ใช้อาจยังได้รับข้อความในโหมดข้อมูลลับจากลูกค้า Google Workspace หรือ บุคคลทั่วไปที่ใช้บัญชี Gmail คนอื่นๆได้

 

วิดีโอนี้อ้างอิงจาก https://support.google.com

สามารถดูวิธีการส่งข้อความ เเละ ไฟล์เเนบเป็นความลับได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

การส่งข้อความและไฟล์แนบเป็นความลับ

การส่งข้อความและไฟล์แนบเป็นความลับ มีวิธีดังนี้

1.ให้เข้าไปที่ Gmail ในคอมพิวเตอร์

2.ใส่ User Password ให้เรียบร้อยแล้วคลิก ถัดไป

3.คลิก เขียน

4.คลิกเปิดโหมดข้อมูลลับ  เปิดโหมดข้อมูลลับ ตรงด้านล่างขวามือ

5.กำหนดวันหมดอายุและรหัสผ่าน การตั้งค่านี้จะส่งผลต่อข้อความและไฟล์แนบ

  • หากเลือก “ไม่มีรหัสผ่านทาง SMS” สำหรับผู้รับที่ใช้แอป Gmail จะเปิดได้โดยตรง ส่วนผู้รับที่ไม่ได้ใช้ Gmail จะได้รับรหัสผ่านทางอีเมลล์
  • หากเลือก “รหัสผ่านทาง SMS” ผู้รับจะได้รับรหัสผ่านทางข้อความ โปรดตรวจสอบว่าคุณป้อนหมายเลขโทรศัพท์ของผู้รับถูกต้อง ไม่ใช่ป้อนของคุณเอง

6.คลิก บันทึก

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นการส่งข้อความและไฟล์แนบเป็นความลับ

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษาห้องนิรภัยหรือ Vault

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษา ห้องนิรภัยหรือ Vault

ประเภทไฟล์ในไดรฟ์ที่ห้องนิรภัยรองรับ

  •  บันทึกของ Hangouts Meet
  •  ไฟล์ jamboard
  •  ไฟล์อื่นๆ ที่ผู้ใช้อัปโหลดไปยังไดรฟ์ ที่ไม่ใช่ของ เจ้าGoogle
  •  Google เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม เเละ วาดเขียน

การเก็บรักษาจะมีความครอบคลุมเเตกต่างกันไปตามประเภทของกฎ

กฎการเก็บรักษา จะมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้ต่างๆในองค์กรนั้นๆทั้งหมด ที่มีการบังคับใช้นโยบาย หากได้ทำการรวมไดรฟ์ที่เเชร์เเล้ว กฎของการเก็บรักษาจะมีผลกับไดรฟ์ที่เเชร์รวมถึงสมาชิกทั้งหมดขององค์กรนั้นๆ

เมื่อหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา ระบบจะลบเฉพาะไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้เหล่านั้น

ไฟล์ทั้งหมดของผู้ใช้งานในองค์กรนั้น เมื่อถึงเวลาระยะสิ้นสุดการเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะทำการลบ ไฟล์นั้นๆ เเต่เฉพาะไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรนั้นๆ เเละ จะไม่ ทำการลบไฟล์ที่เเชร์จากนอกองค์กรเด็ดขาด

ไดรฟ์ที่เเชร์เเละการเก็บรักษา

เมือต้องการใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดด้วยตัวเองสำหรับไดรฟ์ที่เเชร์ กฏมีดังนี้

  • กฎที่กำหนดเองที่ครอบคลุมไดร์ที่เเชร์ทั้งหมด
  • กฏที่กำหนดเองสำหรับไดรฟ์ที่เเชร์หรือเฉพาะ
  • กฏการเก็บรักษาจะเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
  • กฎที่ใช้กับผู้ใช้เเละมีการรวมไดรฟ์ที่เเชร์

การใช้กฎการเก็บรักษา การหมดอายุ อาจจะมีความล่าช้าบ้าง

  • เมื่อคุณกำหนดหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษา อาจใช้เวลานานถึง 3 ชั่วโมงในการอัปเดล
  • เมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดการเก็บรักษา อาจจะใช้เวลาในการลบ นานถึง15วัน

กฎการเก็บรักษา เเละ การระงับมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในโดเมนที่คุณสร้างเท่านั้น

การระงับ เเละ นโยบายการเก็บรักษาในองค์กรนั้นๆ จะไม่มีผลกับไฟล์นอกโดเมน

ห้องนิรภัยจะไม่อนุญาตให้สร้างกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ที่มีการเก็บรักษาเหมือนๆกัน

กฎที่จะสร้างเพื่อเก็บรักษา ที่กำหนดเองจะต้องมีลักษณะดังนี้

  •  มีวันที่เเก้ไขล่าสุด หรือ วันที่สร้างไม่ซ้ำกัน
  • ใช้กับกลุ่มผู้ใช้งานที่ไม่มีการซ้ำกัน

กฎการเก็บรักษาเเละไฟล์ในถังขยะ

  •  กฎ “ย้ายไปถังขยะ” จะมีผลกับไฟล์ในถังขยะของผู้ใช้เเละไฟล์ที่ถูกลบ
  •  กฏ “ย้ายไปที่ถังขยะ” จะลบไฟล์ออกอย่างถาวร เฉพาะของผู้ใช้งานนั้นๆ

หากคุณไม่ทราบ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย สามารถดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th/

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace