Google Vault มีกี่แบบ

Google ห้องนิรภัย มีทั้งหมด 3 แบบ

  1. Google Workspace Enterprise
  2. Google Workspace Business
  3. Google Drive Enterprise

แต่ละแบบก็มีฟังก์ชันแตกต่างกันออกไป ดังนี้

  1. Google Workspace Enterprise คือ Office Suite แบบพรีเมียม จะมีฟังก์ชันทุกอย่างเหมือนกับ Google Workspace Business และยังตัวควบคุมของผู้ดูแลระบบขั้นสูงและ ยังมีฟีเจอร์ที่สามารถกำหนด เพิ่มเติมเองได้
  2. Google Workspace Business คือ Office Suite ปรับปรุงใหม่ จะมีฟังก์ชันทุกอย่างเหมือนกับ Google Workspace Basic และยังมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของ Google ไดรฟ์ไม่จำกัดอีกด้วย และ Google ห้องนิรภัยสำหรับทุกคนในองค์กร รวมทั้งฟีเจอร์สำหรับการดูแลระบบ การตรวจสอบ และยังการรายงานของไดรฟ์ เพิ่มเป็นฟังก์ชันขึ้นมาให้
  3. Google Drive Enterprise คือ จะมีฟังก์ชันของไดรฟ์ทั้งหมดให้ โดยที่เราไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการบริการอื่นเพิ่ม ของ Google Workspace ที่ไม่จำเป็น คุณจะได้สิทธิ์ทุกอย่างในการควบคุมดูแลระบบไดรฟ์และ Google Workspace Enterprise แต่จะไท่ทีบริการ Google Workspace บางอย่าง เช่น Gmail, ปฏิทิน,Google+ และ Meet

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีป้องกันการลบข้อมูลใน Vault โดยไม่ตั้งใจ

วิธีป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าการเก็บรักษาของข้อมูลปัจจุบัน เพื่อดูว่าการตั้งค่าได้ตั้งค่าไว้อย่างเหมาะสมทั้งโดเมน ของห้องนิรภัยที่ได้รับใบอนุญาต  โดยมีระยะเวลาการเก็บรักษาที่ไม่จำกัดสำหรับทั้งโดเมน มีวิธีดังนี้

1.ลงชื่อเข้าระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User Password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

3.คลิก การเก็บรักษา ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ

4.คลิก สร้างกฎ

5.เลือกที่ต้องการสร้างกฎ

6.เลือกตัวเลือกดังต่อไปนี้

  1. องค์กร ให้เลือกตัวเลือกที่เป็นค่าเริ่มต้น
  2. วันที่ส่ง ไม่ต้องใส่วันที่ ให้เว้นไว้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลทั้งหมด
  3. ข้อกำหนด ไม่ต้องใส่ให้เว้นไว้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลทั้งหมด
  4. ไม่รวมข้อความร่าง ไม่ต้องติ๊กให้เว้นไว้
  5. ระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกไม่จำกัด หรือ ไม่มีกำหนด

7.คลิก Save

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น วิธีป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ ได้แล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

รู้หรือไม่ admin สามารถตรวจสอบบัญชี Vault ของผู้ใช้ในองค์กรได้

admin สามารถที่จะตรวจสอบบัญชีต่างๆ ในองค์กรได้ เช่น ตรวจสอบ เวลาในการใช้งาน หรือ บัญชีใช้งานเมื่อไหร่ เป็นต้น

การที่จะเข้าไปดูข้อมูลต่างๆของบัญชี adminต้องทำการ ใส่ชื่อบัญชี ที่ต้องการค้นหา เเละทำการ download csv ข้อมูลที่ได้จะเเสดง เป็นไฟล์ excel

จะเเสดงรายละเอียดทั้งหมดของบัญชี    วิธีการ ตรวจสอบบัญชี มีดังนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่ระบบให้เรียบร้อย

2. ให้คลิกที่ Reports

3. คลิกที่ Audit

4. ใส่วันที่ที่ต้องการตรวจสอบ

5. ใส่ user ผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบ

6. คลิก download csv เมื่อคลิกแล้วไฟล์จะไปอยู่ในเครื่อง เป็นไฟล์ excel

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ศัพท์สำคัญ Google ห้องนิรภัย คุณควรทราบเมื่อใช้ Google Workspace ห้องนิรภัย

ศัพท์สำคัญ Google ห้องนิรภัย คุณควรทราบเมื่อใช้ Google Workspace ห้องนิรภัย

ศัพท์ที่สำคัญ มีดังนี้

  • ลบ : เมื่อผู้ใช้ทำการกดลบข้อความ ข้อความจะถูกส่งไปยังถังขยะ  30 วัน ถ้าครบกำหนด 30 เเล้วข้อความจะถูกลบออกจากถังขยะถาวร
  • ลบอย่างถาวร : เมื่อผู้ใช้ลบข้อความจากกล่องจดหมายอย่างถาวรด้วยการล้างข้อมูลในถังขยะ ผู้ใช้จะไม่สามารถกู้คืนข้อความได้อีกเลย
  • ส่งออก : การส่งออกข้อมูลผู้ใช้ Google Workspace ห้องนิรภัยสร้างขึ้นสำหรับกรณี
  • ล้างข้อมูล : ข้อความทั้งหมดจะถูกลบออกจากระบบ Google อย่างถาวร ซึ่งรวมถึงห้องนิรภัยด้วย
  • ข้อมูลที่ระงับ  : ประเภทข้อมูลที่สนับสนุนที่มีการระงับสำหรับกรณีต่างๆ
  • ไม่มีกำหนด  :  การเก็บรักษาข้อมูลอย่างไม่มีการกำหนดระยะเวลา ข้อมูลนั้นๆ จะอยู่ในห้องนิรภัยอย่างถาวรตลอดระยะเวลาสัญญาของห้องนิรภัยของคุณ
  • การระงับการฟ้องร้อง  :  การระงับการฟ้องร้องกับผู้ใช้ จะมีผลระงับการลบข้อมูล Gmail เพื่อวัตถุประสงค์ในการฟ้องเพื่อเรียกค่าเสียหาย
  • กรณี  :  ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคดีหรือการสอบสวนเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
  • ข้อความ  :  คำทั่วไปที่รวมถึงอีเมลเเละการเเชทที่เปิดการบันทึก
  • ระยะเวลาก่อนล้างข้อมูล  :  มีระยะเวลาสูงสุด 30 วัน ผู้ดูเเลระบบห้องนิรภัยยังสามารถค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยได้ เเต่เมื่อครบระยะเวลา 30 วันเเล้วข้อมูลจะถูกลบออกโดยทันที
  • กฎการเก็บรักษา  :  การกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษา ข้อความต้องตรงกับเกณฑ์ที่อยู่ในกฎ ที่ผู้ใช้กำหนดไว้ กฎนั้นจะต้องมีระยะเวลาเก็บรักษาเสมอ
  • นำออก  :  การนำข้อความออกจากกล่องจดหมาย จากนั้นจะทำเครื่องหมายเพื่อล้างข้อมูล เเต่ก่อนการล้างข้อมูล ผู้ใช้ยังสมารถค้นหาเเละเเสดงข้อความได้ในห้องนิรภัย
  • ระยะเวลาการเก็บรักษา  :  จำนวนวันเวลาที่ผุ้ใช้ยังสามารถเรียกดูข้อความได้ เเต่เมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา ข้อความจะถูกนำออกจากกล่องจดหมาย จากนั้นจะถูกทำเครื่องหมายเพื่อล้างข้อมูล

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

รู้หรือไม่หัวข้อเรื่องใน Vault ที่ถูกลบออกไปแล้วกู้คืนกลับมาได้

วิธีการกู้คืนหัวข้อเรื่องใน Vault ที่ถูกลบไปแล้วสามารถทำได้ดังนี้

  1. ให้คลิกที่ TRASH

2. ให้ติ๊กถูกหน้าเรื่องที่ต้องการกู้คืนกลับมา เเล้วคลิก RESTORE

3. คลิกที่ CLOSED

4. ให้ติ๊กถูกหน้าเรื่องที่ต้องการกู้คืน เเล้วคลิกที่REOPEN

เรื่องที่กู้คืนจะกลับไปเเสดงอยู่ในหน้า MY MATTERS

เสร็จเรียบร้อยเเล้ว วิธีการกู้คืนเรื่อง ที่ถูกลบไปเเล้ว ให้สามารถนำกลับคืนมาได้

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ห้องนิรภัยหมดอายุยังสามารถใช้ต่อได้ไหม?

ห้องนิรภัยหมดอายุข้อมูลยังอยู่ไหม?

หากห้องนิรภัยหมดอายุลงแล้วทางระบบของ Google จะมีการเก็บข้อมูลไว้อีก 30 วันจึงจะลบออกจากระบบอย่างถาวรดังนี้

  • หากห้องนิรภัยหมดอายุการใช้งานระบบจะลบออกจากหน้าของผู้ใช้งานทันทีแต่ในหน้าของ Admin ยังสามารถใช้งานได้ตามปกติเช่น ค้นหา ส่งออก หรือระงับข้อความ หากพื้นระยะเวลา 30 วันไปแล้วระบบจะลบข้อมูลออกอย่างถาวร
  • ข้อความที่ผู้ใช้งานลบออกจากกล่องจดหมายระบบจะรักษาข้อความนั้นไม่เกิน 30 วัน เช่นผู้ใช้งานลบออกจากถังขยะก่อนวันหมกอายุ 25 วันระบบจะเก็บข้อความนั้นไว้ในระบบอีก 5 วันหลังจากนั้นจะไม่สามารถดูข้อความดังกล่าวได้อีก
  • ข้อความใน Gmail หากมีการลบนานกว่า 30 วันเมื่อถึงวันหมดอายุระบบจะล้างออกทั้งหมดไม่สามารถดูข้อความดังกล่าวได้อีก
  • Drive ระบบจะล้างออกภายใน 15 วันหลังวันหมดอายุจะไม่สามารถดูข้อมูลได้อีก
  • Hangout ระบบจะเก็บข้อมูลไว้ 30 วันหลังจากนำข้อมูลออกจากระบบ ระบบจะเริ่มลบในวันที่ 30 อาจจะใช้เวลาลบนานเพราะขึ้นอยู่กับข้อความการสนทนาที่ต้องการลบอย่างถาวร

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีสร้างบทบาทที่มีสิทธิห้องนิรภัย

  1. ลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบ
  2. คลิกบทบาทผู้ดูแลระบบ
  3. คลิกสร้างบทบาทใหม่
  4. กรอกชื่อและรายละเอียดของบทบาทนั้นในกล่องข้อความที่ปรากฏ เช่น ชื่ออาจเป็นสิทธิ์ที่ผู้ใช้รายนั้นได้รับ
    คลิกสร้าง
  5. ไปที่แท็บสิทธิ์ แล้วเลื่อนลงมาที่ส่วน Google ห้องนิรภัย
  6. คลิกลูกศรทางด้านซ้ายของ Google ห้องนิรภัย
  7. เลือกสิทธิ์ที่จะรวมไว้ในบทบาทนั้น
  8. คลิกบันทึกการเปลี่ยนแปลง

อ้างอิงข้อมูลจาก :https://support.google.com

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ตัวแทนผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษาห้องนิรภัยหรือ Vault

ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับไดรฟ์และการเก็บรักษา ห้องนิรภัยหรือ Vault

ประเภทไฟล์ในไดรฟ์ที่ห้องนิรภัยรองรับ

  •  บันทึกของ Hangouts Meet
  •  ไฟล์ jamboard
  •  ไฟล์อื่นๆ ที่ผู้ใช้อัปโหลดไปยังไดรฟ์ ที่ไม่ใช่ของ เจ้าGoogle
  •  Google เอกสาร ชีต สไลด์ ฟอร์ม เเละ วาดเขียน

การเก็บรักษาจะมีความครอบคลุมเเตกต่างกันไปตามประเภทของกฎ

กฎการเก็บรักษา จะมีผลกับไฟล์ของผู้ใช้ต่างๆในองค์กรนั้นๆทั้งหมด ที่มีการบังคับใช้นโยบาย หากได้ทำการรวมไดรฟ์ที่เเชร์เเล้ว กฎของการเก็บรักษาจะมีผลกับไดรฟ์ที่เเชร์รวมถึงสมาชิกทั้งหมดขององค์กรนั้นๆ

เมื่อหมดระยะเวลาครอบคลุมของการเก็บรักษา ระบบจะลบเฉพาะไฟล์ที่เป็นของผู้ใช้เหล่านั้น

ไฟล์ทั้งหมดของผู้ใช้งานในองค์กรนั้น เมื่อถึงเวลาระยะสิ้นสุดการเก็บรักษา ห้องนิรภัยจะทำการลบ ไฟล์นั้นๆ เเต่เฉพาะไฟล์ของผู้ใช้ในองค์กรนั้นๆ เเละ จะไม่ ทำการลบไฟล์ที่เเชร์จากนอกองค์กรเด็ดขาด

ไดรฟ์ที่เเชร์เเละการเก็บรักษา

เมือต้องการใช้กฎการเก็บรักษาที่กำหนดด้วยตัวเองสำหรับไดรฟ์ที่เเชร์ กฏมีดังนี้

  • กฎที่กำหนดเองที่ครอบคลุมไดร์ที่เเชร์ทั้งหมด
  • กฏที่กำหนดเองสำหรับไดรฟ์ที่เเชร์หรือเฉพาะ
  • กฏการเก็บรักษาจะเก็บไฟล์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมด
  • กฎที่ใช้กับผู้ใช้เเละมีการรวมไดรฟ์ที่เเชร์

การใช้กฎการเก็บรักษา การหมดอายุ อาจจะมีความล่าช้าบ้าง

  • เมื่อคุณกำหนดหรืออัปเดตกฎการเก็บรักษา อาจใช้เวลานานถึง 3 ชั่วโมงในการอัปเดล
  • เมื่อพ้นระยะเวลาที่กำหนดการเก็บรักษา อาจจะใช้เวลาในการลบ นานถึง15วัน

กฎการเก็บรักษา เเละ การระงับมีผลกับไฟล์ที่ผู้ใช้ในโดเมนที่คุณสร้างเท่านั้น

การระงับ เเละ นโยบายการเก็บรักษาในองค์กรนั้นๆ จะไม่มีผลกับไฟล์นอกโดเมน

ห้องนิรภัยจะไม่อนุญาตให้สร้างกฎการเก็บรักษาของไดรฟ์ที่มีการเก็บรักษาเหมือนๆกัน

กฎที่จะสร้างเพื่อเก็บรักษา ที่กำหนดเองจะต้องมีลักษณะดังนี้

  •  มีวันที่เเก้ไขล่าสุด หรือ วันที่สร้างไม่ซ้ำกัน
  • ใช้กับกลุ่มผู้ใช้งานที่ไม่มีการซ้ำกัน

กฎการเก็บรักษาเเละไฟล์ในถังขยะ

  •  กฎ “ย้ายไปถังขยะ” จะมีผลกับไฟล์ในถังขยะของผู้ใช้เเละไฟล์ที่ถูกลบ
  •  กฏ “ย้ายไปที่ถังขยะ” จะลบไฟล์ออกอย่างถาวร เฉพาะของผู้ใช้งานนั้นๆ

หากคุณไม่ทราบ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย สามารถดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th/

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

 

วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย หรือ Vault

วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย

การเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย เป็นการเก็บรักษาข้อมูลโดยการกำหนดระยะเวลาในการเก็บข้อมูล มีวิธีการดังนี้

  1. เก็บข้อมูลได้นานเท่าไรก็ได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการเลือกเก็บข้อมูลในช่วงเวลานั้นๆ คุณยังสามารถตั้งค่าห้องนิรภัยให้รักษาข้อมูล ที่คุณได้ทำการ ลบ ข้อความ เเละ ไฟล์ หรือ ล้างข้อมูลในถังขยะเเล้ว ก็ยังสามารถ รักษาข้อมูลนั้นๆไว้ได้
  2. นำข้อมูลออกหรือลบข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานเเล้ว คุณสามารถ ลบข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานเเล้วได้ คุณสามารถกำหนดห้องนิรภัยให้นำข้อมูลนั้นออกจากบัญชีของคุณได้ เเต่อาจจะต้องใช้เวลา ถึง 48 ชั่วโมง หรือ การนำไฟล์ออกจากไดร์อาจจะต้องใช้เวลาถึง 15 วัน
  3. กำหนดเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล คุณสามารถ กำหนดระยะเวลา ในการเก็บข้อมูลได้ หรือ ไม่กำหนดระยะเวลา ถ้ากำหนดระยะเวลาในการรักษาไว้เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาข้อมูลจะถูกลบออกทันทีอย่างถาวร

 

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

หากคุณต้องการ ทราบ กฎของการเก็บรักษาข้อมูล สามารถดูได้ที่  https://workspace.technologyland.co.th

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

 

ข้อมูลที่ควรรู้ก่อนการเริ่มต้นใช้งานห้องนิรภัยหรือ Vault

ก่อนการเริ่มต้นใช้งานห้องนิรภัยหรือ Vault ต้องตรวจสอบดังนี้

  • ผู้ใช้งานซื้อรุ่น Google Workspace ไว้แบบใด (แบบ Basic เท่านั้นที่ต้องทำการซื้อห้องนิรภัยเพิ่ม)
  • ภายในองค์กรของผู้ใช้งานไม่ได้จัดการจำกัดขนาดข้อมูลและข้อความแชท หากมีการเปิดฟีเจอร์นี้อยู่ต้องต้องตั้งให้ไม่ลบข้อความหรือข้อมูลอัตโนมัติ
  • มอบหมายใบอณุญาตของห้องนิรภัยซึ่งจะมีเฉพาะแบบ Basic เท่านั้น
  • กำหนดการลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
  • ให้สิทธิกับพนักงานที่สามารถเข้าใช้ห้องนิรภัยได้
  • ลงชื่อเข้าใช้งานห้องนิรภัย
  • ตั้งค่าระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูล

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace