Group ประเภทต่างๆ

Group ประเภทต่างๆ

Google Group  ที่เรารู้จักกันเป็นอย่างดีถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นตัวกลางในการกระจายข้อมูลข่าวสารภายในองค์กร หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ใช้ภายในองค์กรในการติดต่อสื่อสารกับบุคลนอกองค์กร เช่น ผู้ขาย,ลูกค้า หรือเจ้าหน้าที่อื่นๆภายนอกองค์กร

โดย Google นั้นแบ่ง Group เป็นหลายประเภท เช่น

  • Group Console
  • Group For Business

ความสามารถของ Group ประเภทต่างๆ

Group Console สร้างกลุ่มพื้นฐานที่ผู้คนใช้เป็นรายชื่ออีเมลได้ โดยผู้ใช้จะส่งอีเมลให้คนทั้งกลุ่มได้ด้วยการใช้ที่อยู่อีเมลเดียว รวมทั้งเชิญกลุ่มให้เข้าร่วมการประชุม หรือแชร์เอกสารกับกลุ่มก็ได้อีกด้วย ข้อมูลเพิ่มเติม

  • สื่อสารกับกลุ่มผู้คน
  • จัดการการเข้าถึงเอกสาร เว็บไซต์ วิดีโอและปฏิทิน
  • จัดการการเข้าถึงสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ

Groups for Business ผู้ใช้จะเข้าถึงโฮสต์ลักษณะที่ทำให้แผนก ทีมและกลุ่มความสนใจพิเศษจัดการการเป็นสมาชิกกลุ่มของตนเองและเข้าร่วมการสนทนาออนไลน์ได้อย่างสะดวก และผู้ใช้จะดำเนินการต่อไปนี้ได้ ข้อมูลเพิ่มเติม

  • สร้างกลุ่มของตนเอง
  • สร้างฟอรัมและกล่องจดหมายร่วม (แชร์)
  • กลั่นกรองข้อความ
  • ค้นหา

การกำหนดสิทธิ Admin

การกำหนดสิทธิ Admin

การกำหนดสิทธิของ Admin คือการเพิ่มบทบาทและหน้าที่ให้กับผู้ดูแลโดเมนซึ่ง Admin แต่ละคนอาจจะถูกกำหนดบทบาทไว้ไม่เหมือนกันซึ่งข้อกำหนดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและหน้าที่ การกำหนดสิทธิของ Admin ในระบบ Google Workspace สามารถกำหนดได้ดังนี้

  1. Supper Admin
  2. Group Admin
  3. User Management Admin
  4. Help Desk Admin
  5. Service Admin
  6. Mobile Admin

หน้าที่ของ Admin แต่ละประเภท

  1. Supper Admin  ถือว่าเป็น Admin ที่มีอำนาจมากที่สุดใน Domain สามารถดำเนินการหรือตั้งค่าต่างๆ เช่น การ create organizations unit,create user,security group,service,domain management เป็นต้น ซึ่งการสร้าง admin นั้นควรสร้างไว้ 2 account เพื่อป้องกันในยาทฉุกเฉินเช่น พนักงานadmin a ลาป่วย ก็ยังมี admin b เป็นผู้ดำเนินการดูแลโดเมนต่อได้
  2. Group Admin เป็น admin ที่สามารถดูแลเฉพาะเรื่อง group เท่านั้นไม่สามารถทำหน้าที่อย่างอื่นได้ หน้าที่ของadmin group สามารถทำได้เช่น read organizations unit,read user,security group เท่านั้น
  3. User Management Admin เป็น admin ที่สามารถ manage user  เท่านั้นไม่สามารถทำหน้าที่อื่นได้ หน้าที่ของ user management admin สามารถทำได้เช่น read organizations unit,user,user security management เท่านั้น
  4. Help Desk Admin เป็น admin ที่ช่วยเหลือ Admin หลักซึ่งหน้าที่จะมีน้อยกว่า Admin หลักเช่น read organizations unit,read user,reset password user เท่านั้น
  5. Service Admin เป็น Admin ที่ดูแลเรื่องความปลอดภัยของโดเมนหน้าที่ของ service admin เช่น read organizations unit,service setting,hangout chat setting(read and modify),google+setting,Gmail setting,manage sharing  application setting เท่านั้น
  6. Mobile Admin เป็น admin ที่ดูแลเรื่องการ setting ระบบ email บนอุปกรณ์ smartphone ทั้งหมดหน้าที่ของmobile admin เช่น  read organizations unit,read user,manage devices and setting เท่านั้น

การคิดสิทธ์การใช้งาน license

การคิดสิทธ์การใช้งาน license

เป็นการมอบสิทธิหรือการแต่งตั้งผู้มีสิทธิให้สามารถเข้าถึง email ของผู้อื่นในระบบได้โดยการมอบสิทธินั้นผู้กำหนดอาจะจะกำหนดให้สามารถอ่าน email หรือ ลบ,ส่ง email ในนามของเจ้าของได้ เช่น เจ้าผู้จัดการสามารถมอบสิทธิให้กับเจ้าหน้าที่พนักงานภายในองค์กร เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่าบบุคคล

โดยการคิดสิทธิหรือการมอบสิทธิผู้ใช้งานผู้ที่เป็น Admin ดูแลระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ผู้ใช้มีตัวเลือกนี้หรือไม่ ถ้าผู้ใช้อยู่ในองค์กรอื่น คุณต้องเปิดใช้การมอบสิทธิ์สำหรับแต่ละองค์กร เมื่อเปิดใช้การมอบสิทธิ์แล้ว ผู้ใช้ที่ต้องการมอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลจะต้องตั้งค่าการมอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลในบัญชี Gmail

 

ขั้นตอนการคิดสิทธิการใช้งาน license สามารถทำได้ดังนีี้ ข้อมูลเพิ่มเติม

การ Reset Password User

การ Reset Password User

การ reset password user จะทำก็ต่อเมื่อ user หรือผู้ใช้งานลืม password เดิมที่ใช้ login หรือติดไวรัสหรือมัลแวร์ reset password เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของ Hacker ในกรณีนี้อาจจะเกิดขึ้นเนื่องจากคอมผู้ใช้งานติดไวรัสหรือมัลแวร์ต่างๆ

การ reset password นั้นผู้ที่สามารถ reset password ได้ต้องเป็น Admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นซึ่งถือว่า password เป็นเรื่องสำคัญมากในการใช้งานระบบ email และเป็นความลับส่วนบุคคลและความลับขององค์กร

 

ขั้นตอนการ Reset Password  User สามารถทำได้ดังนีี้ ข้อมูลเพิ่มเติม

การระงับ User

การระงับ User

การระงับ user หรือที่รู้จักกันทั่วไปคือการ  Suspend user นิยมในกรณีที่ผู้ใช้งานออกจากองค์กรแล้วแต่ยังต้องการเก็บข้อมูลหรือ account นั้นไว้ในอนาคตหรือผู้ใช้งานยังไม่ต้องการใช้ email ดังกล่าวเพื่อป้องกันการแอบอ้างในกรณีผู้ใช้งานก่อนหน้านี้มีการลาออกจากองค์กร

 

ผู้ที่สามารถรังับผู้ใช้งานได้นั้นจะต้องเป็น Admin เท่านั้น เพราะการระงับผู้ใช้งานนั้นต้องดูทั้งชื่อemailและชื่อโดเมนให้ถูกต้องอย่างฃะเอียดมากที่สุดเพื่อป้องกันการผิดพลาดในกรณีที่ระงับผู้ใช้งานผิดซึ่งอาจส่งผิดกระทบต่อองค์กรและการทำงานเป็นทีมอย่างมาก

 

ขั้นต้องการระงับ User สามารถทำได้ดังนี้ ข้อมูลเพิ่มเติม

การ Add Domain ใน Google Workspace

การ Add Domain ใน Google Workspace

หากคุณเป็นเจ้าของโดเมนอื่น คุณจะเพิ่มโดเมนเหล่านั้นลงในบัญชี Google Workspace หรือ Cloud Identity ได้ นอกจากนี้ยังเพิ่มโดเมนย่อย เช่น partners.your-company.net ได้ด้วยหากคุณเป็นเจ้าของโดเมนอื่น คุณจะเพิ่มโดเมนเหล่านั้นลงในบัญชี Google Workspace หรือ Cloud Identity ได้ นอกจากนี้ยังเพิ่มโดเมนย่อย เช่น partners.your-company.net ได้ด้วย

การ Add Domain ใน Google Workspace สามารถทำได้ดังขั้นตอนนี้

ขั้นที่ตอนที่ 1 เลือกวิธีใช้โดเมนด้วย Google Workspace หรือ Cloud Identity โดยจะมี 2  ตัวเลือก คือ

  • ให้ที่อยู่อีเมลที่โดเมนนี้แก่ผู้ใช้เดิม
  • สร้างผู้ใช้ใหม่ที่โดเมนนี้

ขั้นตอนที่ 2 เพิ่มชื่อแทนโดเมนหรือโดเมนเพิ่มเติม

ขั้นตอนที่ 3 ตั้งค่าผู้ใช้ด้วยโดเมนใหม่

 

ขั้นตอนการAdd Domain สามารถทำได้ดังนี้ ข้อมูลเพิ่มเติม

Google Workspace เหมาะกับใคร

ระบบการทำงานของ Google Workspace  เหมาะกับใคร

ระบบของ Google Workspace ทำขึ้นเพื่อตอบสนองการใช้งาน Email ในธุรกิจซึ่งตอบโจทธุรกิจทุกประเภท เช่น

  • ธุรกิจใหม่
  • ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง
  • ธุรกิจขนาดใหญ่

Google Workspace กับธุรกิจใหม่

  • อีเมล @yourcompany
    เป็นตัวบ่งบอกการสร้างธุรกิจและสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพด้วยอีเมลที่กำหนดเองซึ่งใช้โดเมนของบริษัท โดยสร้างอีเมลให้กับพนักงานในองค์กรที่อยู่ในรูปแบบของบริษัท เช่น test@yourcompany เป็นต้น
  • เป็นมากกว่า Email                                                                                                                                                    เพราะระบบของ Google Workspace มีพื้นที่ให้ผู้ใช้งานมากถึง 30 GB  รวมถึงการแชร์ไฟล์และการประชุมทางวัดีโอคอลซึ่งจะมีการ Support ของเจ้าหน้าที่ตลอด 24 ชม.
  • ปลอดภัย มั่นใจได้                                                                                                                                                      ซึ่ง Server มีความสเถียรสูงไม่ว่าจะมีการใช้งาน email พร้อมกันและมีการป้องกันเรื่อง email ขยะรวมถึงการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลบริษัทหายหรือการรั่วไหลของข้อมูลในธุรกิจ

Google Workspace กับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

โดยทั่วไปการทำงานในองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางจะมีบุคลากรในองค์กรพอสมควร Google Workspace จะเข้ามาเป็นเครื่องมีที่ลดความยุ่งยากในการทำงานเช่น การส่งเอกสารผ่าน Google Docs แทนการส่งเอกสารโดยปริ้นออกมาหากมีการแก้ไขจะได้แก้ไขก่อนการปริ้นถือว่าตอบโจทย์ได้ดีมากในการดำเนินการธุรกิจ

  • นำ Gmail ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้  เนื่องจากระบบของ Google นั้นจะสร้างการกรองที่มากขึ้นเพื่อลดปริมาณ email ขยะซึ่งทำให้สามารถนำ email ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้
  • เก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloud
  • ทำงานจากที่ไหนก็ได้ แค่มีระบบ internet การทำงานนอกสถานที่ถือว่า Google Workspace เข้ามาตอบโจทย์เป็นอย่างมากเพราะข้อมูลทั้งหมดสามารถฝากไว้บนระบบ Google Drive ซึ่งจะต้องการทำงานเมื่อไร ที่ไหน สามารถทำได้
  • ความปลอดภัยธุรกิจ  ระบบของ Google Workspace จะมีการรักษาความปลอดภัยของผู้ใช้งานหรือองค์กรอยู่เสมอถึงแม้จะมีการเปลี่ยนพนักงานหรือบุคคลภายในองค์กร
  • ดูแลระบบ IT ได้ง่าย โดยการกำหนดหน้าที่ของบุคคลากรได้ง่ายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องซอฟต์แวร์ใดๆ
  • ใชงานกับประเภทไฟล์อื่นๆได้ เช่น ไฟล์ Microsoft word,Microsoft power point สามารถเปิดใน Google Docs,Google Slide ได้และยังสามารถแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ระบบ Google Workspace ได้อีกด้วย

Google Workspace กับ ธุรกิจขนาดใหญ่

สร้างนวัตกรรมร่วมกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
Google Workspace ช่วยให้องค์กรพัฒนาไปด้วยกันอย่างรวดเร็ว โดยใช้แอปที่ชาญฉลาดในระบบคลาวด์เพื่อการทำงานร่วมกันจากทุกที่แบบเรียลไทม์โดยการเก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloudและยังช่วยในเรื่องการตัดสินใจต่างๆในการดำเนินธุรกิจ

ภาพรวมการทำงาน

ภาพรวมการทำงานของ Google Workspace

Google Workspace เป็นผลิตภัณฑ์ของ Google ที่ผลิตออกมาเป็นชุดการทำงานแบบมีประสิทธิภาพจบในการทำงานที่ชุดเดียวโดยมีฟังก์ชันต่างๆ แบ่งเป็นหมวดหมูดังต่อไปนี้

  • หมวดการเชื่อมต่อ โดยมีองค์ประกอบคือ Gmail,Calendar,Google+,Hangout Chat,Hang Meet
  • หมวดการสร้าง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Docs,Google Sheet,Google Slide,Google From เป็นต้น
  • หมวดในการเข้าถึง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Drive,Google Cloud Search
  • หมวดการควมคุม โดยมีองค์ประกอบคือ Admin,ห้องนิรภัย,อุปกรณ์เคลื่อนที่

Gsutie App

โดย Google Workspace ยังช่วยในเรื่องการตัดสินใจหลายๆอย่างดังนี้

  • การใช้ปฏิทินในสามารถแชร์เรื่องการนัดหมายต่างๆและยังสามารถแชร์ผ่านระบบออนไลน์เพื่อนัดประชุมโดยใช้การเชิญแบบอัตโนมัติทาง Email ผู้ใช้งาน
  • การวีดีโอคอลสามารถเลือกวีดีโอคอลแบบกลุ่มเพื่อประชุมกันอย่างเห็นหน้าและสามารถโต้ตอบกันโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุมในกรณีที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกลกันมาก
  • การทำงานเป็นทีมโดยใช้หรือแชร์เอกสารร่วมกันผ่านระบบเรียวไทม์เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อต่ออินเทอร์เน็ตไม่ว่าจะแก้ไขเอสารใดๆจะสารารถเห็นการเปลี่ยนแปลงอย่างทันที
  • การเก็บข้อมูลไว้บน Cloud เป็นการป้องกันข้อมูลหายอย่างดีมากและยังสามารถแชร์หรือเชิญให้คนอื่นสามารถเข้าชมข้อมูลได้รวมถึงระบบจะอัฟเดทไดร์ให้ใหม่อยู่เสมอ

การกู้คืน User ที่ลบไปแล้ว

การกู้คืน User ที่ลบไปแล้วถือว่าเป็นประโยชน์มากที่ระบบของ Google Workspace มีตัวเลือกนี้ซึ่งตอบสนองต่อระบบองค์กร เช่น การผิดพลาดที่ลบข้อมูลผิดหรือต้องการกู้ข้อมูลที่จำเป็นในการใช้งาน ผู้ที่สามารถกู้ข้อมูลได้ต้องเป็น Admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นในระบบของ Google Workspace สามารถกู้ข้อมูล User ที่ลบไปแล้วได้โดยข้อมูลนั้นจะถูกเก็บอยู่ใน Recently deleted ก่อน 20 วันถึงจะมีการลบออกจาก Domain ผู้ใช้งาน

 

ขั้นตอนการกู้คืน User ที่ลบไปแล้ว สามารถทำได้ดังนี้ ข้อมูลเพิ่มเติม