กฎของการเก็บรักษาข้อมูลของห้องนิรภัยหรือ Vault

กฎในการเก็บรักษาของข้อมูล จะมีทั้งหมด 2 ประเภท

1.กฎในการเก็บรักษาข้อมูลที่เราสามารถกำหนดเองได้ และสามารถควบคุมการเก็บรักษาข้อมูลของคุณได้ในช่วงเวลาที่คุณได้เลือกไว้ คุณสามารถที่จะสร้างกฎหรือกำหนดกฎได้ตามที่เราต้องการ การกำหนดกฎที่ต้องมีดังนี้

  1. คุณสามารถสร้างกฎที่กำหนดเองโดยอ้างตามหน่วยที่ต้องการ และอ้าง ช่วงวันที่ หรือ ข้อความใดข้อความหนึ่งได้ที่เราค้นหา แอปที่ต้องตั้งกฎ อีเมลล์ , Hangout แบบคลาสสิก และ Groups
  2. คุณสามารถสร้างกฎที่กำหนดเองได้โดยอ้างอิงตามหน่วยที่ต้องการ และ ให้ลงวันหมดอายุโดยให้นับจากวันที่แก้ไขหรือวันที่สร้าง เพื่อระบุวันหมดอายุ แอปที่ต้องตั้งกฎ ไดรฟ์
  3. คุณสามารถสร้างกฎที่กำหนดเองได้ โดยใช้สำหรับหน่วยขององค์กรได้ และทุกห้องโดเมนได้ โดยให้ลงวันที่หมดอายุ โดยนับจากการแก้ไขครั้งล่าสุด หรือ นับจากที่เวลาส่งข้อความมา แอปที่ต้องตั้งกฎ Hangouts Chat

2.กฎในการเก็บรักษาเริ่มต้น การตั้งค่ากฎร่วมสำหรับองค์กรทั้งองค์กร กฎตั้งค่าเริ่มต้นจะทำให้เกิดผลก็ต่อเมื่อ ไม่ได้ใช้กฎที่ตนเองสร้างขึ้นหรือการระงับกฎที่สร้างขึ้นนั้นเอง

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com

หากคุณไม่ทราบ วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย สามารถดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th/

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

 

วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย หรือ Vault

วิธีการเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย

การเก็บรักษาข้อมูล ห้องนิรภัย เป็นการเก็บรักษาข้อมูลโดยการกำหนดระยะเวลาในการเก็บข้อมูล มีวิธีการดังนี้

  1. เก็บข้อมูลได้นานเท่าไรก็ได้ตามต้องการ ถ้าคุณต้องการเลือกเก็บข้อมูลในช่วงเวลานั้นๆ คุณยังสามารถตั้งค่าห้องนิรภัยให้รักษาข้อมูล ที่คุณได้ทำการ ลบ ข้อความ เเละ ไฟล์ หรือ ล้างข้อมูลในถังขยะเเล้ว ก็ยังสามารถ รักษาข้อมูลนั้นๆไว้ได้
  2. นำข้อมูลออกหรือลบข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานเเล้ว คุณสามารถ ลบข้อมูลที่ไม่ต้องการใช้งานเเล้วได้ คุณสามารถกำหนดห้องนิรภัยให้นำข้อมูลนั้นออกจากบัญชีของคุณได้ เเต่อาจจะต้องใช้เวลา ถึง 48 ชั่วโมง หรือ การนำไฟล์ออกจากไดร์อาจจะต้องใช้เวลาถึง 15 วัน
  3. กำหนดเวลาในการเก็บรักษาข้อมูล คุณสามารถ กำหนดระยะเวลา ในการเก็บข้อมูลได้ หรือ ไม่กำหนดระยะเวลา ถ้ากำหนดระยะเวลาในการรักษาไว้เมื่อสิ้นสุดระยะเวลาข้อมูลจะถูกลบออกทันทีอย่างถาวร

 

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

หากคุณต้องการ ทราบ กฎของการเก็บรักษาข้อมูล สามารถดูได้ที่  https://workspace.technologyland.co.th

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

 

ข้อมูลที่ควรรู้ก่อนการเริ่มต้นใช้งานห้องนิรภัยหรือ Vault

ก่อนการเริ่มต้นใช้งานห้องนิรภัยหรือ Vault ต้องตรวจสอบดังนี้

  • ผู้ใช้งานซื้อรุ่น Google Workspace ไว้แบบใด (แบบ Basic เท่านั้นที่ต้องทำการซื้อห้องนิรภัยเพิ่ม)
  • ภายในองค์กรของผู้ใช้งานไม่ได้จัดการจำกัดขนาดข้อมูลและข้อความแชท หากมีการเปิดฟีเจอร์นี้อยู่ต้องต้องตั้งให้ไม่ลบข้อความหรือข้อมูลอัตโนมัติ
  • มอบหมายใบอณุญาตของห้องนิรภัยซึ่งจะมีเฉพาะแบบ Basic เท่านั้น
  • กำหนดการลงชื่อเข้าใช้ห้องนิรภัย
  • ให้สิทธิกับพนักงานที่สามารถเข้าใช้ห้องนิรภัยได้
  • ลงชื่อเข้าใช้งานห้องนิรภัย
  • ตั้งค่าระยะเวลาในการจัดเก็บข้อมูล

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

วิธีเข้าใช้งาน Google Workspace Marketplace

การเข้าใช้งาน Google Workspace Marketplace มีวิธีการดังนี้

1.วิธีการสมัคร สมาชิกเข้าที่ Google Workspace Marketplace แล้วคลิกที่ sign in

 

2.คลิกที่ Use another account

 

3.คลิกที่ Create account

 

4.วิธีการลงชื่อเข้าใช้งาน ให้เข้าไปที่ Google Workspace Marketplace และลงชื่อเข้าใช้ด้วยบัญชี Google ที่มีการจัดการ เช่น Google Workspace หรือ Cloud Identity

 

5.ใส่ User Password แล้วคลิก Next

 

6.จะมาในหน้า Google Workspace Marketplace

เพียงเท่านี้ เราก็สามารถเลือกแอป ที่เราต้องใช้งานได้เลย

ส่วนวิธีการติดตั้ง แอป Google Workspace Marketplace สามารถคลิกดูได้ที่ https://workspace.technologyland.co.th

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ประเภทข้อมูลที่ห้องนิรภัย Google Workspace รองรับมีอะไรบ้าง

หมายเหตุ: ลูกค้า Drive Enterprise จะใช้งาน eDiscovery ได้เฉพาะกับไฟล์ในไดรฟ์เท่านั้น ดูข้อมูลเพิ่มเติม

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

eDiscovery คืออะไร เกี่ยวข้องอย่างไรกับ Google Workspace

eDiscovery  คือการค้นหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ถือว่าเป็นส่วนประกอบหนึงของห้องนิรภัยที่ทางระบบของ Gsuite มีให้บริการ การค้นหาข้อมูลหรือการแสวงหาข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์เช่น ไฟล์แนบ เนื้อหา รวมถึง data ต่างๆที่เป็นขององค์ปกติจะรองรับเฉพาะงานทางกฏหมายหรือการสืบสวนคดีเท่านั้นเพราะเป็นการค้นหาข้อมูลเชิงลึกอย่างมาก

อ้างอิงรูปจาก : https://gsuite.google.co.th

 

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace

 

ห้องนิรภัยหรือ Vault สำหรับ G suite คืออะไร

ห้องนิรภัยของ Google Workspace เป็นการเก็บรักษาข้อมูลขององค์กรซึ่งผู้ใช้งาน Google Workspace ทุกประเภทไม่ว่าจะเป็นแบบ Basic,Busssiness,Enterprices จะได้รับห้องนิรภัยทุกประเภทหากผู้ใช้งานต้องการซื้อฟังก์ชั่นนี้เพื่ม เนื่องจากข้อมูลขององค์กรต้องได้รับการดูแลที่ดีและปลอดภัยมาเป็นอันดับแรกผู้ที่เป็น Admin จะได้รับหน้าเข้าจัดการ admin ที่สามารถเข้าดูข้อมูลได้

อ้างอิงรูปภาพจาก : https://gsuite.google.com

ในการเรียกดูข้อมูลในห้องนิรภัยนั้นสามารถทำได้ถึงแม้บัญชีการใช้งาน account ดังกล่าวจะถูกระงับและยังช่วยในการป้องกันการสุญหายของข้อมูลอีกด้วยซึ่งระบบของห้องนิรภัยจะมีการสำรองข้อมูลไว้ในกรณีที่มีการลบข้อมูลหรือมีการลาออกของพนักงานภายในองค์กร

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

Technology Land ผู้จัดจำหน่าย Google Workspace