ผู้ดูแลระบบที่ไม่ได้รับอนุญาตไม่สามารถเข้าห้องนิรภัยได้

ผู้ดูแลระบบที่ไม่ได้รับอนุญาตสำหรับห้องนิรภัยอาจเข้าใช้งานไม่ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหา โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบ Google Workspace ของคุณปิดการใช้เข้าถึงห้องนิรภัยชั่วคราว และให้เปิดใช้อีกครั้ง การเปิดใช้อีกครั้ง มีวิธีดังนี้

1.ลงชื่อเข้าใช้ระบบ admin.google.com

2.ใส่ User Password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

3.ให้คลิกที่ ไอคอน ที่อยู่ด้านบนทางด้านซ้ายมือ

4.ให้คลิก แอป จากนั้นคลิก Google Workspace

5.คลิกที่ Google Vault

6.คลิกที่ Edit Service เพื่อแก้ไข

7.เลือกตัวเลือกต้องการ

  1. เปิดสำหรับทุกคน
  2. ปิดสำหรับทุกคน

เสร็จแล้วคลิก Save

 

8.ถ้าไม่ต้องการให้ปิดหมด มีตัวเลือกดังนี้

  1. Groups สามารถเลือกได้ว่าเราต้องการ ไม่อนุญาตให้กลุ่มไหนเข้าใช้งาน สามารถ เปิด หรือ ปิด ก็ได้
  2. Organizational Units สามารถเลือกได้ว่าเราต้องการ ไม่อนุญาตให้องค์กรไหนเข้าใช้งาน  สามารถ เปิด หรือ ปิด ก็ได้

ถ้าเรียบร้อยแล้วให้คลิก save หรือ บันทึก

9.ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงห้องนิรภัย ไม่ว่าจะเป็นการปิดหรือเปิด เมื่อเปลี่ยนแปลงแล้ว อาจจะต้องรอเป็นเวลา 24 ชม.เพื่อให้การเปลี่ยนแปลงสำเร็จ

 

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น ผู้ดูแลระบบที่ไม่ได้รับอนุญาตสำหรับห้องนิรภัยอาจเข้าใช้งานไม่ได้ เรียบร้อยแล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

Vault จะค้นหาไฟล์ใน Drive อย่างไร

ห้องนิรภัยจะค้นหาไฟล์ในไดรฟ์อย่างไร

ห้องนิรภัยจะสามารถค้นหาไดรฟ์ข้อมูล สำหรับไฟล์ทั้งหมด ที่ผู้ใช้ได้ระบุไว้ในรายการ การค้นหาของคุณ ที่เป็นเจ้าของและได้รับการแชร์ได้โดยตรง รวมถึงไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์กับผู้ใช้ ไม่ว่าผู้ใช้นั้นจะเป็นหรือไม่เป็นสมาชิกไดร์ก็ตาม

ห้องนิรภัยสามารถค้นหาข้อมูล ได้ดังนี้

  1. ไฟล์ทั้งหมดที่เป็นของผู้ใช้ ที่แชร์ให้กับบุคคลที่ระบุในคำค้นหา
  2. ไดรฟ์ที่แชร์ในองค์กร แชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา
  3. ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ แชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา
  4. ไฟล์ในไดรฟ์ที่แชร์ภายนอก ซึ่งแชร์โดยตรงกับผู้ใช้ที่ระบุในคำค้นหา โดยห้องนิรภัยจะค้นหาไดรฟ์ที่แชร์ ที่เป็นบุคคลภายนอก ที่แชร์ภายในองค์กรไม่ได้ ถึงแม้จะมีไฟล์ที่แชร์โดยตรงกับผู้ใช้ร่วมด้วยก็ตาม

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

Google Vault มีกี่แบบ

Google ห้องนิรภัย มีทั้งหมด 3 แบบ

  1. Google Workspace Enterprise
  2. Google Workspace Business
  3. Google Drive Enterprise

แต่ละแบบก็มีฟังก์ชันแตกต่างกันออกไป ดังนี้

  1. Google Workspace Enterprise คือ Office Suite แบบพรีเมียม จะมีฟังก์ชันทุกอย่างเหมือนกับ Google Workspace Business และยังตัวควบคุมของผู้ดูแลระบบขั้นสูงและ ยังมีฟีเจอร์ที่สามารถกำหนด เพิ่มเติมเองได้
  2. Google Workspace Business คือ Office Suite ปรับปรุงใหม่ จะมีฟังก์ชันทุกอย่างเหมือนกับ Google Workspace Basic และยังมีพื้นที่จัดเก็บข้อมูลของ Google ไดรฟ์ไม่จำกัดอีกด้วย และ Google ห้องนิรภัยสำหรับทุกคนในองค์กร รวมทั้งฟีเจอร์สำหรับการดูแลระบบ การตรวจสอบ และยังการรายงานของไดรฟ์ เพิ่มเป็นฟังก์ชันขึ้นมาให้
  3. Google Drive Enterprise คือ จะมีฟังก์ชันของไดรฟ์ทั้งหมดให้ โดยที่เราไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายในการบริการอื่นเพิ่ม ของ Google Workspace ที่ไม่จำเป็น คุณจะได้สิทธิ์ทุกอย่างในการควบคุมดูแลระบบไดรฟ์และ Google Workspace Enterprise แต่จะไท่ทีบริการ Google Workspace บางอย่าง เช่น Gmail, ปฏิทิน,Google+ และ Meet

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีป้องกันการลบข้อมูลใน Vault โดยไม่ตั้งใจ

วิธีป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ ให้ตรวจสอบการตั้งค่าการเก็บรักษาของข้อมูลปัจจุบัน เพื่อดูว่าการตั้งค่าได้ตั้งค่าไว้อย่างเหมาะสมทั้งโดเมน ของห้องนิรภัยที่ได้รับใบอนุญาต  โดยมีระยะเวลาการเก็บรักษาที่ไม่จำกัดสำหรับทั้งโดเมน มีวิธีดังนี้

1.ลงชื่อเข้าระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User Password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

3.คลิก การเก็บรักษา ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ

4.คลิก สร้างกฎ

5.เลือกที่ต้องการสร้างกฎ

6.เลือกตัวเลือกดังต่อไปนี้

  1. องค์กร ให้เลือกตัวเลือกที่เป็นค่าเริ่มต้น
  2. วันที่ส่ง ไม่ต้องใส่วันที่ ให้เว้นไว้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลทั้งหมด
  3. ข้อกำหนด ไม่ต้องใส่ให้เว้นไว้เพื่อให้มีผลกับข้อมูลทั้งหมด
  4. ไม่รวมข้อความร่าง ไม่ต้องติ๊กให้เว้นไว้
  5. ระยะเวลาเก็บรักษา ให้เลือกไม่จำกัด หรือ ไม่มีกำหนด

7.คลิก Save

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น วิธีป้องกันการลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ ได้แล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีการตั้งค่าการจัดเก็บข้อความ

วิธีการตั้งค่าการจัดเก็บข้อความ มีวิธีดังนี้

1.ลงชื่อเข้าระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User Password แล้วคลิก Next

3.ให้คลิกที่ ไอคอน ทางด้านบนซ้ายมือ

4.จากนั้นไปที่ แอป แล้วคลิก > ของ Google Workspace

 

5.จากนั้นคลิก Gmail

6.จากนั้นคลิก Advanced settings หรือ ตั้งค่าขั้นสูง

 

7.เลือกองค์กร หรือ โดเมน ทางด้านซ้ายมือ

8.จากนั้นให้เลื่อนหา Email and chat auto-deletion หรือ การลบอีเมลล์และการแชทอัตโนมัติ จะมีตัวเลือกดังนี้

  1. การลบข้อความอีเมลล์และแชทที่เก่ากว่า N(กี่วัน) วันโดยอัตโนมัติ หากเลือกขั้นตอนนี้ให้ไปที่ขั้นตอนที่ 9 ได้เลย
  2. ไม่ต้องลบข้อความอีเมลล์และแชทโดยอัตโนมัติ หากเลือกขั้นตอนนี้ให้คลิก บันทึก หรือ Save ได้เลย

 

 

9.ป้อนจำนวนวันที่ต้องการเก็บข้อความไว้ หากเกินวันที่กำหนด ข้อความจะถูกลบออก

 

10.เลือกวิธีการจัดการข้อความที่ถูกลบโดยอัตโนมัติ มีตัวเลือกดังต่อไปนี้

  1. ย้ายข้อความไปยังโฟลเดอร์ถังขยะ ข้อความจะอยู่ในถังขยะอีก 30 วันก่อนจะถูกลบ
  2. ลบข้อความอย่างถาวร ข้อความจะไม่อยู่ในถังขยะและจะถูกลบออกอย่างถาวร

11.จัดเก็บข้อความที่มีป้ายกำกับเฉพาะโดยไปที่ อย่าลบข้อความอัตโนมัติสำหรับข้อความที่มีป้ายกำกับต่อไปนี้ แล้วป้อนรายการป้ายกำกับที่คั่นด้วยจุลภาค

12.จากนั้นคลิก Save

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้น วิธีการตั้งค่าการจัดเก็บข้อความ เรียบร้อยแล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

รู้หรือไม่ admin สามารถตรวจสอบบัญชี Vault ของผู้ใช้ในองค์กรได้

admin สามารถที่จะตรวจสอบบัญชีต่างๆ ในองค์กรได้ เช่น ตรวจสอบ เวลาในการใช้งาน หรือ บัญชีใช้งานเมื่อไหร่ เป็นต้น

การที่จะเข้าไปดูข้อมูลต่างๆของบัญชี adminต้องทำการ ใส่ชื่อบัญชี ที่ต้องการค้นหา เเละทำการ download csv ข้อมูลที่ได้จะเเสดง เป็นไฟล์ excel

จะเเสดงรายละเอียดทั้งหมดของบัญชี    วิธีการ ตรวจสอบบัญชี มีดังนี้

1. ล็อกอินเข้าสู่ระบบให้เรียบร้อย

2. ให้คลิกที่ Reports

3. คลิกที่ Audit

4. ใส่วันที่ที่ต้องการตรวจสอบ

5. ใส่ user ผู้ใช้ที่ต้องการตรวจสอบ

6. คลิก download csv เมื่อคลิกแล้วไฟล์จะไปอยู่ในเครื่อง เป็นไฟล์ excel

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

ศัพท์สำคัญ Google ห้องนิรภัย คุณควรทราบเมื่อใช้ Google Workspace ห้องนิรภัย

ศัพท์สำคัญ Google ห้องนิรภัย คุณควรทราบเมื่อใช้ Google Workspace ห้องนิรภัย

ศัพท์ที่สำคัญ มีดังนี้

  • ลบ : เมื่อผู้ใช้ทำการกดลบข้อความ ข้อความจะถูกส่งไปยังถังขยะ  30 วัน ถ้าครบกำหนด 30 เเล้วข้อความจะถูกลบออกจากถังขยะถาวร
  • ลบอย่างถาวร : เมื่อผู้ใช้ลบข้อความจากกล่องจดหมายอย่างถาวรด้วยการล้างข้อมูลในถังขยะ ผู้ใช้จะไม่สามารถกู้คืนข้อความได้อีกเลย
  • ส่งออก : การส่งออกข้อมูลผู้ใช้ Google Workspace ห้องนิรภัยสร้างขึ้นสำหรับกรณี
  • ล้างข้อมูล : ข้อความทั้งหมดจะถูกลบออกจากระบบ Google อย่างถาวร ซึ่งรวมถึงห้องนิรภัยด้วย
  • ข้อมูลที่ระงับ  : ประเภทข้อมูลที่สนับสนุนที่มีการระงับสำหรับกรณีต่างๆ
  • ไม่มีกำหนด  :  การเก็บรักษาข้อมูลอย่างไม่มีการกำหนดระยะเวลา ข้อมูลนั้นๆ จะอยู่ในห้องนิรภัยอย่างถาวรตลอดระยะเวลาสัญญาของห้องนิรภัยของคุณ
  • การระงับการฟ้องร้อง  :  การระงับการฟ้องร้องกับผู้ใช้ จะมีผลระงับการลบข้อมูล Gmail เพื่อวัตถุประสงค์ในการฟ้องเพื่อเรียกค่าเสียหาย
  • กรณี  :  ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคดีหรือการสอบสวนเรื่องใดเรื่องหนึ่ง
  • ข้อความ  :  คำทั่วไปที่รวมถึงอีเมลเเละการเเชทที่เปิดการบันทึก
  • ระยะเวลาก่อนล้างข้อมูล  :  มีระยะเวลาสูงสุด 30 วัน ผู้ดูเเลระบบห้องนิรภัยยังสามารถค้นหาข้อมูลในห้องนิรภัยได้ เเต่เมื่อครบระยะเวลา 30 วันเเล้วข้อมูลจะถูกลบออกโดยทันที
  • กฎการเก็บรักษา  :  การกำหนดระยะเวลาในการเก็บรักษา ข้อความต้องตรงกับเกณฑ์ที่อยู่ในกฎ ที่ผู้ใช้กำหนดไว้ กฎนั้นจะต้องมีระยะเวลาเก็บรักษาเสมอ
  • นำออก  :  การนำข้อความออกจากกล่องจดหมาย จากนั้นจะทำเครื่องหมายเพื่อล้างข้อมูล เเต่ก่อนการล้างข้อมูล ผู้ใช้ยังสมารถค้นหาเเละเเสดงข้อความได้ในห้องนิรภัย
  • ระยะเวลาการเก็บรักษา  :  จำนวนวันเวลาที่ผุ้ใช้ยังสามารถเรียกดูข้อความได้ เเต่เมื่อหมดระยะเวลาเก็บรักษา ข้อความจะถูกนำออกจากกล่องจดหมาย จากนั้นจะถูกทำเครื่องหมายเพื่อล้างข้อมูล

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

รู้หรือไม่หัวข้อเรื่องใน Vault ที่ถูกลบออกไปแล้วกู้คืนกลับมาได้

วิธีการกู้คืนหัวข้อเรื่องใน Vault ที่ถูกลบไปแล้วสามารถทำได้ดังนี้

  1. ให้คลิกที่ TRASH

2. ให้ติ๊กถูกหน้าเรื่องที่ต้องการกู้คืนกลับมา เเล้วคลิก RESTORE

3. คลิกที่ CLOSED

4. ให้ติ๊กถูกหน้าเรื่องที่ต้องการกู้คืน เเล้วคลิกที่REOPEN

เรื่องที่กู้คืนจะกลับไปเเสดงอยู่ในหน้า MY MATTERS

เสร็จเรียบร้อยเเล้ว วิธีการกู้คืนเรื่อง ที่ถูกลบไปเเล้ว ให้สามารถนำกลับคืนมาได้

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีการเพิ่มเรื่อง เพื่อสร้างการเก็บรักษาข้อมูล ของห้องนิรภัย Google

วิธีการเพิ่มเรื่อง เพื่อสร้างการเก็บรักษาข้อมูล ของห้องนิรภัย Google

1.ล็อกอินเข้าสู่ระบบให้เรียบร้อย

2.ให้คลิกที่ Matters

 

3. คลิกที่ CREATE เพื่อเพิ่มเรื่อง

4. ใส่ชื่อเรื่อง ลักษณะของเรื่องเเล้วคลิก CREATE NEW MATTER

 

เพียงเท่านี้คุณก็สามารถสร้าง หัวข้อเริ่องเพื่อเอาไว้เก็บข้อมูลที่คุณต้องการเก็บรักษาได้เรียบร้อยเเล้ว

สามารถเข้าไปดูบทความเพิ่มเติม เกี่ยวกับ วิธีการสร้างกฎการเก็บรักษา ได้ตามบทความนี้

วิธีการสร้างกฎการเก็บรักษา อย่างง่าย ของห้องนิรภัย Google  https://workspace.technologyland.co.th

วิธีการสร้างกฏการเก็บรักษา กำหนดเอง ของห้องนิรภัย Google https://workspace.technologyland.co.th

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์

วิธีสร้างกฎการเก็บรักษากำหนดเอง ของห้องนิรภัย Google

วิธีสร้างกฎการเก็บรักษากำหนดเอง

1.ลงชื่อเข้าใช้ระบบ ห้องนิรภัย

2.ใส่ User password ให้เรียบร้อย แล้วคลิก Next

3.คลิกที่ แอป ทางด้านขวามือ เลื่อนหา Vault แล้วคลิก Vault

4.คลิกที่ Retention ที่อยู่ทางด้านซ้ายมือ

5.คลิกที่ Create Rule

6.เลือก แอป ที่ต้องการสร้างกฎการเก็บรักษา

7.เลือกหน่วยขององค์กร

8.เลือกวันที่ และ ใส่ข้อตกลง ลงไป ( กำหนดเองได้ตามที่ต้องการ )

9.เลือกระยะเวลาในการเก็บข้อความ ตัวเลือกที่

  1. เก็บไว้อย่างไม่มีกำหนด
  2. กำหนดว่าเก็บไว้ กี่วัน นับจากวันที่ส่งข้อความ

 

 

10.คลิก Preview เพื่อดูตัวอย่าง หรือ เสร็จแล้วให้คลิก save ได้เลย

 

เพียงเท่านี้ก็เสร็จสิ้นการ สร้างกฎการเก็บรักษาข้อมูล แบบกำหนดได้ แล้ว

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.

ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์