การติดตั้ง GSSMO

การติดตั้ง GSSMO สามารถติดตั้งได้ 2 แบบคือ

  • ติดตั้งด้วยตนเอง
  • ให้ผู้ดูแลระบบติดตั้งให้

 

วิํธีการติดตั้งด้วยตนเอง

  1. ดาวน์โหลด GSSMO และรายละเอียดการติดตั้งพร้อทั้งตรวจสอบข้อกำหนดของ Google
  2. ติดตั้งการ update ของ outlook และ microsoft window
  3. เลือก Download

 

ให้ผู้ดูแลระบบติดตั้ง GSSMO ให้

  1. จากใน Control panel ของ Windows ให้คลิก Run Advertised Programs จากนั้น GSSMO จากนั้น Run
  2. จากในเมนูเริ่มของ Windows ให้คลิก All Programs จากนั้น GSSMO จากนั้น Set up  GSSMO user

 

TECHNOLOGY LAND CO., LTD.
ตัวแทนผู้ให้บริการ GSuite โดยทีม Support ไทย

การค้นหา Log

การค้นหา Log

ในฐานะผู้ดูแลระบบของDomain ภายในองค์กร  Admin สามารถตรวจสอบการใช้งานของ User หรือการตรวจสอบ  Log ในการรับหรือส่งข้อความสูงสุด 30 วันโดยข้อมูลที่ต้องใช้งานการตรวจสอบหรือค้นหา Log  มีดังนี้

  • ชื่อผู้รับ,ชื่อผู้ส่ง (หรืออย่างใดอย่างหนึ่ง)
  • IPผู้รับ,IPผู้ส่ง
  • Subject
  • Password Massage

เมื่อได้ข้อมูลแล้ว Admin สามารถ Download  Log ในการค้นหาเป็นไฟล์ .CSV และเพื่อการอำนวยความสะดวกสามารถเปิดไฟล์ Log การค้นหาได้ที่ Google Sheet  ได้

 

ขั้นตอนการค้นหา Log สามารถทำได้ดังนี้ ข้อมูลเพิ่มเติม

ภาพรวมของ Group และการใช้งาน

Group ที่เรารู้จักกันเป็นอย่างดีถูกสร้างขึ้นมาเพื่อเป็นตัวกลางในการกระจายข้อมูลข่าวสารภายในองค์กร หรือแลกเปลี่ยนข้อมูลที่ใช้ภายในองค์กรในการติดต่อสื่อสารกับบุคลนอกองค์กร เช่น ผู้ขาย,ลูกค้า หรือเจ้าหน้าที่อื่นๆภายนอกองค์กรซึ่ง Group จะทำหน้าที่เป็นสื่อกลางและได้รับความนิยมอย่างมากในนกลุ่มธุรกิจ ข้อมูลเพิ่มเติม

ภาพรวมของ Group

 

  • ใครสามารถสร้าง Group ได้บ้าง

ผู้ดูแลระบบ Google Workspace สามารถสร้างกลุ่มให้กับทั้งองค์กรโดยใช้การควบคุมของ Groups ในคอนโซลผู้ดูแลระบบ

  • สามารถเพิ่มสมาชิกที่อยู่นอกบัญชี Google Workspace เข้าร่วมกลุ่มได้หรือไม่

สามารถเพิ่มได้ เช่น Email สำรอง

  • กลุ่มจะปรากฏในหน้ารายชื่อติดต่อของผู้ใช้หรือไม่

กลุ่มจะปรากฏในรายชื่อติดต่อ ใต้รายชื่อติดต่อทั้งหมด หลังจากที่คุณส่งข้อความถึงกลุ่มนั้นแล้วเท่านั้น

  • Groups แตกต่างจากคุณลักษณะกลุ่มในรายชื่อติดต่ออย่างไร

กลุ่มรายชื่อติดต่อใน Google Contacts เป็นรายการที่อยู่อีเมลที่ผู้ใช้สามารถรวบรวมเพื่อสร้างรายชื่ออีเมลสำหรับใช้งานส่วนตัวเท่านั้น

  • สามารถย้ายข้อมูลกลุ่มจากระบบอีเมลที่ใช้อยู่ได้ไหม

สามารถย้ายได้โดยใช้ Google Cloud Directory Sync เพื่อย้ายข่้อมูลกลุ่ม

 

การกำหนดสิทธิ Admin

การกำหนดสิทธิ Admin

การกำหนดสิทธิของ Admin คือการเพิ่มบทบาทและหน้าที่ให้กับผู้ดูแลโดเมนซึ่ง Admin แต่ละคนอาจจะถูกกำหนดบทบาทไว้ไม่เหมือนกันซึ่งข้อกำหนดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมและหน้าที่ การกำหนดสิทธิของ Admin ในระบบ Google Workspace สามารถกำหนดได้ดังนี้

  1. Supper Admin
  2. Group Admin
  3. User Management Admin
  4. Help Desk Admin
  5. Service Admin
  6. Mobile Admin

หน้าที่ของ Admin แต่ละประเภท

  1. Supper Admin  ถือว่าเป็น Admin ที่มีอำนาจมากที่สุดใน Domain สามารถดำเนินการหรือตั้งค่าต่างๆ เช่น การ create organizations unit,create user,security group,service,domain management เป็นต้น ซึ่งการสร้าง admin นั้นควรสร้างไว้ 2 account เพื่อป้องกันในยาทฉุกเฉินเช่น พนักงานadmin a ลาป่วย ก็ยังมี admin b เป็นผู้ดำเนินการดูแลโดเมนต่อได้
  2. Group Admin เป็น admin ที่สามารถดูแลเฉพาะเรื่อง group เท่านั้นไม่สามารถทำหน้าที่อย่างอื่นได้ หน้าที่ของadmin group สามารถทำได้เช่น read organizations unit,read user,security group เท่านั้น
  3. User Management Admin เป็น admin ที่สามารถ manage user  เท่านั้นไม่สามารถทำหน้าที่อื่นได้ หน้าที่ของ user management admin สามารถทำได้เช่น read organizations unit,user,user security management เท่านั้น
  4. Help Desk Admin เป็น admin ที่ช่วยเหลือ Admin หลักซึ่งหน้าที่จะมีน้อยกว่า Admin หลักเช่น read organizations unit,read user,reset password user เท่านั้น
  5. Service Admin เป็น Admin ที่ดูแลเรื่องความปลอดภัยของโดเมนหน้าที่ของ service admin เช่น read organizations unit,service setting,hangout chat setting(read and modify),google+setting,Gmail setting,manage sharing  application setting เท่านั้น
  6. Mobile Admin เป็น admin ที่ดูแลเรื่องการ setting ระบบ email บนอุปกรณ์ smartphone ทั้งหมดหน้าที่ของmobile admin เช่น  read organizations unit,read user,manage devices and setting เท่านั้น

วิธีการเข้าหน้า Admin

วิธีการเข้าหน้า Admin

ในกรณีที่มีบัญชีผู้ดูแลระบบ คุณสามารถลงชื่อเข้าใช้คอนโซลผู้ดูแลระบบของ Google ได้ ซึ่งเป็นที่สำหรับให้ผู้ดูแลระบบจัดการบริการต่างๆ ของ Google สำหรับผู้ใช้ในองค์กร

 

 

  • ลงชื่อเข้าใช้ตอนนี้ (ต้องมีบัญชีผู้ดูแลระบบ)
  • ไปที่ admin.google.com โดยใช้เว็บเบราว์เซอร์ใดก็ได้
  • เริ่มต้นจากหน้าลงชื่อเข้าใช้ ให้ป้อนที่อยู่อีเมลและรหัสผ่านสำหรับบัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ได้ลงท้ายด้วย @gmail.com)บัญชีผู้ดูแ
  • ระบบมีสิทธิ์จัดการบริการสำหรับบุคคลอื่นในองค์กร คอนโซลผู้ดูแลระบบจะใช้ได้เฉพาะเมื่อคุณลงชื่อเข้าใช้บัญชีผู้ดูแลระบบเท่านั้น บัญชีผู้ดูแลระบบ (ที่ไม่ได้ลงท้ายด้วย @gmail.com)

ภาพรวมการติดตั้ง

ภาพรวมการติดตั้งระบบ Google Workspace ถือว่าเป็นการบริการของระบบ Google ที่ถูกพัฒนามาเพื่อตอบสนองการทำงานแบบองค์กรที่มีประสิทธิภาพมากช่วยอำนวยความสะดวกและการตัดสินใจต่างๆสามารถแบ่งเป็นหมวดหมู่ได้ดังนี้

1.หมวดการเชื่อมต่อ โดยมีองค์ประกอบคือ Gmail,Calendar,Google+,Hangout Chat,Hang Meet
2.หมวดการสร้าง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Docs,Google Sheet,Google Slide,Google From เป็นต้น
3.หมวดในการเข้าถึง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Drive,Google Cloud Search
4.หมวดการควมคุม โดยมีองค์ประกอบคือ Admin,ห้องนิรภัย,อุปกรณ์เคลื่อนที่

 

ช่วยในเรื่องการตัดสินใจ

การวีดีโอประชุมผ่าน Hangout meet ไม่ว่าจะอยู่ต่างสถานที่หรือไม่สามารถเดินทางมาประชุมร่วมกันได้ระบบ Google Workspace พัฒนาระบบวีดีโอคอลเพื่อช่วยในเรื่องการตัดสินใจและสามารถดำเนินธุรกิจต่อไปได้ไม่ว่าบุคลากรภายในองค์กรจะอยู่ต่างสถานที่หรือไม่สามารถเข้าการประชุมได้

 

การทำงานร่วมกันแบบเรียวไทม์

เอกสารที่ใช้ในการดำเนินธุรกิจเช่น Docs Sheet Slide สามารถเห็นหรือแก้ไขพร้อมได้ทุกอุปกรณ์โดยจะมีอินเทอร์เน็ตหรือไม่มีก็ได้ซึ่งระบบของ  Google นั้นเป็ระบบเรียวไทม์ซึ่งสามารถสื่อสารกันภายในแชทซึ่งเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจในการดำเนินธุรกิจได้อย่างยอดเยี่ยม

 

การเก็บและแชร์ไฟล์ในระบบคลาวด์

ไฟล์ข้อมูลหากมีการต้องใช้งานหลายคนสามารถเก็บไฟล์ที่ต้องแชร์กับเพื่อนร่วมงานไว้ในระบบของ Google Drive และยังสามารถแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้อีกด้วยถือว่าเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในกรณีที่เครื่องผู้ใช้งานเสียไฟล์ติดไวรัสก็สามารถใช้ไฟล์ที่อยู่บนคลาวด์ใช้งานต่อได้

 

การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลและอุปกรณ์

ทางระบบมีการป้องการการยืนยันตัวตนแบบ 2 ขั้นตอนเพื่อป้องกันการโจรกรรมข้อมูลองค์กรของ Hacker และยังมีหน้า admin สามารถเข้าจัดการโดเมนหรือ Manage ผู้ดูแลได้อีกด้วยรวมถึงการกำหนดการ login ของอุปกรณ์ที่จะต้องกำหนดให้สามารถเข้าใช้งานผ่านอุปกรณ์เครื่องนั้นเครื่องเดียวเท่านั้น

 

 

Google Workspace เหมาะกับใคร

ระบบการทำงานของ Google Workspace  เหมาะกับใคร

ระบบของ Google Workspace ทำขึ้นเพื่อตอบสนองการใช้งาน Email ในธุรกิจซึ่งตอบโจทธุรกิจทุกประเภท เช่น

  • ธุรกิจใหม่
  • ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง
  • ธุรกิจขนาดใหญ่

Google Workspace กับธุรกิจใหม่

  • อีเมล @yourcompany
    เป็นตัวบ่งบอกการสร้างธุรกิจและสร้างภาพลักษณ์ความเป็นมืออาชีพด้วยอีเมลที่กำหนดเองซึ่งใช้โดเมนของบริษัท โดยสร้างอีเมลให้กับพนักงานในองค์กรที่อยู่ในรูปแบบของบริษัท เช่น test@yourcompany เป็นต้น
  • เป็นมากกว่า Email                                                                                                                                                    เพราะระบบของ Google Workspace มีพื้นที่ให้ผู้ใช้งานมากถึง 30 GB  รวมถึงการแชร์ไฟล์และการประชุมทางวัดีโอคอลซึ่งจะมีการ Support ของเจ้าหน้าที่ตลอด 24 ชม.
  • ปลอดภัย มั่นใจได้                                                                                                                                                      ซึ่ง Server มีความสเถียรสูงไม่ว่าจะมีการใช้งาน email พร้อมกันและมีการป้องกันเรื่อง email ขยะรวมถึงการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันข้อมูลบริษัทหายหรือการรั่วไหลของข้อมูลในธุรกิจ

Google Workspace กับธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลาง

โดยทั่วไปการทำงานในองค์กรขนาดเล็กและขนาดกลางจะมีบุคลากรในองค์กรพอสมควร Google Workspace จะเข้ามาเป็นเครื่องมีที่ลดความยุ่งยากในการทำงานเช่น การส่งเอกสารผ่าน Google Docs แทนการส่งเอกสารโดยปริ้นออกมาหากมีการแก้ไขจะได้แก้ไขก่อนการปริ้นถือว่าตอบโจทย์ได้ดีมากในการดำเนินการธุรกิจ

  • นำ Gmail ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้  เนื่องจากระบบของ Google นั้นจะสร้างการกรองที่มากขึ้นเพื่อลดปริมาณ email ขยะซึ่งทำให้สามารถนำ email ส่วนตัวมาใช้กับการทำงานได้
  • เก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloud
  • ทำงานจากที่ไหนก็ได้ แค่มีระบบ internet การทำงานนอกสถานที่ถือว่า Google Workspace เข้ามาตอบโจทย์เป็นอย่างมากเพราะข้อมูลทั้งหมดสามารถฝากไว้บนระบบ Google Drive ซึ่งจะต้องการทำงานเมื่อไร ที่ไหน สามารถทำได้
  • ความปลอดภัยธุรกิจ  ระบบของ Google Workspace จะมีการรักษาความปลอดภัยของผู้ใช้งานหรือองค์กรอยู่เสมอถึงแม้จะมีการเปลี่ยนพนักงานหรือบุคคลภายในองค์กร
  • ดูแลระบบ IT ได้ง่าย โดยการกำหนดหน้าที่ของบุคคลากรได้ง่ายโดยไม่ต้องกังวลเรื่องซอฟต์แวร์ใดๆ
  • ใชงานกับประเภทไฟล์อื่นๆได้ เช่น ไฟล์ Microsoft word,Microsoft power point สามารถเปิดใน Google Docs,Google Slide ได้และยังสามารถแชร์ไฟล์ให้กับผู้ที่ไม่ได้ใช้ระบบ Google Workspace ได้อีกด้วย

Google Workspace กับ ธุรกิจขนาดใหญ่

สร้างนวัตกรรมร่วมกันได้รวดเร็วยิ่งขึ้น
Google Workspace ช่วยให้องค์กรพัฒนาไปด้วยกันอย่างรวดเร็ว โดยใช้แอปที่ชาญฉลาดในระบบคลาวด์เพื่อการทำงานร่วมกันจากทุกที่แบบเรียลไทม์โดยการเก็บและแชร์ไฟล์ สามารถเก็บไฟล์หรือข้อมูลต่างๆไว้บน Google Drive เพื่อป้องกันการหายหรือการโจรกรรมข้อมูลรวมถึงการแชร์ไฟล์ให้กับเพื่อนร่วมงานได้ผ่านระบบ Cloudและยังช่วยในเรื่องการตัดสินใจต่างๆในการดำเนินธุรกิจ

ภาพรวมการทำงาน

ภาพรวมการทำงานของ Google Workspace

Google Workspace เป็นผลิตภัณฑ์ของ Google ที่ผลิตออกมาเป็นชุดการทำงานแบบมีประสิทธิภาพจบในการทำงานที่ชุดเดียวโดยมีฟังก์ชันต่างๆ แบ่งเป็นหมวดหมูดังต่อไปนี้

  • หมวดการเชื่อมต่อ โดยมีองค์ประกอบคือ Gmail,Calendar,Google+,Hangout Chat,Hang Meet
  • หมวดการสร้าง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Docs,Google Sheet,Google Slide,Google From เป็นต้น
  • หมวดในการเข้าถึง โดยมีองค์ประกอบคือ Google Drive,Google Cloud Search
  • หมวดการควมคุม โดยมีองค์ประกอบคือ Admin,ห้องนิรภัย,อุปกรณ์เคลื่อนที่

Gsutie App

โดย Google Workspace ยังช่วยในเรื่องการตัดสินใจหลายๆอย่างดังนี้

  • การใช้ปฏิทินในสามารถแชร์เรื่องการนัดหมายต่างๆและยังสามารถแชร์ผ่านระบบออนไลน์เพื่อนัดประชุมโดยใช้การเชิญแบบอัตโนมัติทาง Email ผู้ใช้งาน
  • การวีดีโอคอลสามารถเลือกวีดีโอคอลแบบกลุ่มเพื่อประชุมกันอย่างเห็นหน้าและสามารถโต้ตอบกันโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุมในกรณีที่อยู่ในพื้นที่ห่างไกลกันมาก
  • การทำงานเป็นทีมโดยใช้หรือแชร์เอกสารร่วมกันผ่านระบบเรียวไทม์เพียงแค่มีอุปกรณ์ที่เชื่อต่ออินเทอร์เน็ตไม่ว่าจะแก้ไขเอสารใดๆจะสารารถเห็นการเปลี่ยนแปลงอย่างทันที
  • การเก็บข้อมูลไว้บน Cloud เป็นการป้องกันข้อมูลหายอย่างดีมากและยังสามารถแชร์หรือเชิญให้คนอื่นสามารถเข้าชมข้อมูลได้รวมถึงระบบจะอัฟเดทไดร์ให้ใหม่อยู่เสมอ