การเปลี่ยนชื่อ user หรือที่เราเข้าใจกันนั้นคือการ rename นั้นเองการ rename นิยมใช้กันในกรณีที่เปลี่ยนผู้ใช้งานแต่ยังต้องการเก็บข้อมูลของผู้ใช้งานเดิมไว้อยู่ หรือองค์กรแต่ละหล่งอาจจะทำงาน rename แลก reset password ไปพร้อมกันในกรณีที่ผู้ใช้งานลาออกจากองค์กร
การ rename ในระบบ Google Workspace นั้นผู้ที่สามารถดำเนินการได้คือ admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นในระบบของ Google Workspace สามารถดำเนินการ rename หรือ เปลี่ยนชื่อผู้ใช้งาน ได้
เป็นการมอบสิทธิหรือการแต่งตั้งผู้มีสิทธิให้สามารถเข้าถึง email ของผู้อื่นในระบบได้โดยการมอบสิทธินั้นผู้กำหนดอาจะจะกำหนดให้สามารถอ่าน email หรือ ลบ,ส่ง email ในนามของเจ้าของได้ เช่น เจ้าผู้จัดการสามารถมอบสิทธิให้กับเจ้าหน้าที่พนักงานภายในองค์กร เช่น เจ้าหน้าที่ฝ่าบบุคคล
โดยการคิดสิทธิหรือการมอบสิทธิผู้ใช้งานผู้ที่เป็น Admin ดูแลระบบสามารถเลือกได้ว่าจะให้ผู้ใช้มีตัวเลือกนี้หรือไม่ ถ้าผู้ใช้อยู่ในองค์กรอื่น คุณต้องเปิดใช้การมอบสิทธิ์สำหรับแต่ละองค์กร เมื่อเปิดใช้การมอบสิทธิ์แล้ว ผู้ใช้ที่ต้องการมอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลจะต้องตั้งค่าการมอบสิทธิ์เข้าถึงอีเมลในบัญชี Gmail
การ reset password user จะทำก็ต่อเมื่อ user หรือผู้ใช้งานลืม password เดิมที่ใช้ login หรือติดไวรัสหรือมัลแวร์ reset password เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลของ Hacker ในกรณีนี้อาจจะเกิดขึ้นเนื่องจากคอมผู้ใช้งานติดไวรัสหรือมัลแวร์ต่างๆ
การ reset password นั้นผู้ที่สามารถ reset password ได้ต้องเป็น Admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นซึ่งถือว่า password เป็นเรื่องสำคัญมากในการใช้งานระบบ email และเป็นความลับส่วนบุคคลและความลับขององค์กร
การระงับ user หรือที่รู้จักกันทั่วไปคือการ Suspend user นิยมในกรณีที่ผู้ใช้งานออกจากองค์กรแล้วแต่ยังต้องการเก็บข้อมูลหรือ account นั้นไว้ในอนาคตหรือผู้ใช้งานยังไม่ต้องการใช้ email ดังกล่าวเพื่อป้องกันการแอบอ้างในกรณีผู้ใช้งานก่อนหน้านี้มีการลาออกจากองค์กร
ผู้ที่สามารถรังับผู้ใช้งานได้นั้นจะต้องเป็น Admin เท่านั้น เพราะการระงับผู้ใช้งานนั้นต้องดูทั้งชื่อemailและชื่อโดเมนให้ถูกต้องอย่างฃะเอียดมากที่สุดเพื่อป้องกันการผิดพลาดในกรณีที่ระงับผู้ใช้งานผิดซึ่งอาจส่งผิดกระทบต่อองค์กรและการทำงานเป็นทีมอย่างมาก
การกู้คืน User ที่ลบไปแล้วถือว่าเป็นประโยชน์มากที่ระบบของ Google Workspace มีตัวเลือกนี้ซึ่งตอบสนองต่อระบบองค์กร เช่น การผิดพลาดที่ลบข้อมูลผิดหรือต้องการกู้ข้อมูลที่จำเป็นในการใช้งาน ผู้ที่สามารถกู้ข้อมูลได้ต้องเป็น Admin ผู้ดูแลโดเมนเท่านั้นในระบบของ Google Workspace สามารถกู้ข้อมูล User ที่ลบไปแล้วได้โดยข้อมูลนั้นจะถูกเก็บอยู่ใน Recently deleted ก่อน 20 วันถึงจะมีการลบออกจาก Domain ผู้ใช้งาน
การลบ User คือ การลบ Account หรือผู้ที่ไม่ได้ใช้งานออกจากระบบ Domain ซึ่งการลบ Account หรือ User ออกนั้นอาจจะเป็นเพราะต้องการเพิ่ม User ใหม่เข้ามาแทนในกรณีที่ผู้ใช่งานลาออกจากองค์กรหรือการนำพื้นที่ของ Account เก่ามาเพิ่มให้กับ Account ที่ยังใช้งานอยู่ในระบบปัจจุบัน
การลบ User นั้นผู้ที่สามารถดำเนินการลบได้คือ Admin หรือผู้ดูแลเท่านั้น โดยการลบ Account ของ Google Workspace ผู้ที่สามารถลบได้จะต้องมี Account ที่เป็น Admin สามารถเข้ามา Manage user Domain ของแต่ละ Domain ได้โดยการลบของระบบ Google Workspace จะไม่ลบ Account นั้นออกจากระบบทันที Account ที่ถูกลบจะถูกนำไปเก็บไว้ที่ Recently deleted ก่อน 20 วันเพื่อให้ผู้ใช่งานสามารถกู้ข้อมูลกลับมาได้ในกรณีที่อาจจะเป็นข้อมูลสำคัญหรือดำเนินการลบผิดเป็นต้น
การเพิ่ม User คือ การเพิ่มผู้ใช้งานเข้ามาในระบบหรืออย่างที่เข้าใจกันทั่วไปคือการเพิ่ม Email ในองค์กรเพื่อใช้งานในการติดต่อสื่อสารภายในองค์กรอาจจะเพิ่มในกรณี เช่น มีพนักงานเข้ามาใหม่ หรือต้องการสร้าง Account ไว้เป็น Email กลางในการติดต่อ เป็นต้น
โดยการทำงานทั่วไปนั้นผู้ที่สามารถเพิ่ม User คือ Admin เท่านั้นโดยการเพิ่ม User ของ Google Workspace จะต้องมี Account ที่เป็น admin สามารถเข้ามา Manage user Domain ของแต่ละ Domain ได้ซึ่งแต่ละ Domain จะมีจำนวน Account ไม่เท่ากันขึ้นอยู่กับ Packed ของแต่ละ Domain ที่ซื้อไว้กับผู้ดูแล
