การกำหนดนโยบายเริ่มต้นของการเก็บรักษา เพื่อควบคุมระยะการเก็บรักษาของข้อมูลก่อนที่จะลบออกจากบัญชีของผุ้ใช้ และบัญชีในระบบของ Google ทั้งหมดอย่างถาวร ในระบบองค์กรของคุณควรที่จะมี นโยบาย ว่าควรจะเก็บรักษาข้อมูลไว้ได้นานเท่าไร
วิธีการทำงานของการเก็บรักษาข้อมูล
- เมื่ออยู่ในหน้าห้องนิรภัยแล้ว ให้คลิก การเก็บรักษา ทางด้านซ้ายมือ
- ภายใต้ของ กฎการเก็บรักษาของข้อมูลเริ่มต้น ให้คลิกที่บริการ เช่น ไดรฟ์ อีเมลล์
- ให้ทำเครื่องหมายที่ช่อง ตั้งกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น
- ให้เลือกระยะเวลาในการเก็บรักษาข้อความหรือไฟล์
- ให้เลือก ไม่จำกัด เพื่อให้เก็บข้อมูลไว้อย่างถาวร จากนั้น ให้คลิกที่ บันทึก เพื่อสร้างกฎการเก็บรักษาเริ่มต้น เพียงเท่านี้ก็เรียบร้อย
- ป้อนจำนวนวัน โดยเลือกได้ตั้งแต่ 0 ถึง 36,500 ในส่วนของ
- อีเมลล์ , Groups และ ข้อความ จะนับจากวันที่ส่งข้อความครั้งสุดท้าย
- ไดรฟ์ จะนับจากวันที่สร้างไฟล์หรือแก้ไขครั้งล่าสุด
- ให้เลือกการดำเนินการ กับข้อมูลเมื่อข้อมูลพ้นระยะเวลาที่เลือกไว้
- ถ้าหากเลือกตัวเลือกแรก เพื่อจำกัดเฉพาะข้อความหรือไฟล์ที่ ผู้ใช้ลบไปแล้ว
- ถ้าหากเลือกตัวเลือกที่สอง เพื่อกำจัดข้อความและไฟล์ทั้งหมด ซึ่งรวมทั้งข้อมูลในกล่องจดหมายและไดรฟ์ของผู้ใช้ด้วย จนถึงข้อมูลที่ถูกลบไปแล้ว
- คลิกถัดไป
อ้างอิงรูปภาพจาก : https://www.google.com
ตัวแทน Google Workspace อย่างเป็นทางการ เทคโนโลยีแลนด์